MỘT SỐ SAI SÓT KHI LÀM HỒ SƠ NGHIỆM THU THANH TOÁN ĐƯỢC CHIA SẺ TỪ CHUYÊN GIA

Chia sẻ kinh nghiệm làm hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán (Phần 1)

 Có rất nhiều tình huống mà người làm hồ sơ có thể sai sót dẫn đến lãnh đạo phải vất vả liên hệ khắp nơi để nhờ vả, xin xỏ hoặc Doanh nghiệp phải bỏ tiền để ABC … ở chuyên đề này tôi đưa ra vài nội dung ví dụ (Phần 1)

Ghi thiếu tên, ký hiệu trong biên bản nghiệm thu

Việc này dẫn đến sự không đồng bộ giữa công tác hồ sơ nghiệm thu và đầu việc hồ sơ đấu thầu và hợp đồng. Khi thanh tra kiểm toán vào có thể họ sẻ hạch họe việc chưa nghiệm thu đầu việc trong hợp đồng đã thanh toán

Ví dụ trong hồ sơ đấu thầu, thanh toán là: Thi công bê tông đá 1x2 mác 250, cột, bằng thủ công (khối lượng tổng 300m3, chia thành nhiều tầng)

Ở giai đoạn thi công đầu tiên chỉ thi công và thanh tóan tầng 1 thì đúng ra bạn cần ghi thêm vào trong biên bản đầy đủ là “Thi công bê tông đá 1x2 mác 250, cột, bằng thủ công, tầng 1 (lần 1)” nhưng bạn không ghi tầng 1(lần 1).

Sang giai đoạn 2 hoặc khi xong bạn mới hoàn hồ sơ thì khi xem lại hồ sơ bạn thấy bê tông cột đã nghiệm thu rồi, nên bạn không thêm biên bản và các pháp lý khác cho nó nữa vậy là hồ sơ nó cứ rối tung rối mù lên, càng làm càng soát càng thấy rối. Nhất là mai phải nộp hồ sơ mà tối nay đang còn ngồi kiểm tra hồ sơ thì việc sai, thiếu là bình thường

1 công tác nhưng nghiệm thu nhiều lần như đắp đất, bê tông khối lớn …

Nếu 1 công tác mà chỉ nghiệm thu 1 lần sẻ không sao nhưng nếu nghiệm thu nhiều lần thì có thể nghiệm thu thiếu biên bản, thiếu lớp nghiệm thu.

Ví dụ đúng ra đất đắp cao 1 mét thì phải chia thành 5 lớp để nghiệm theo lớp nhưng nếu không đánh số lớp vào thì sẻ dẫn đến việc có thể mới nghiệm thu được 4 lớp hoặc nghiệm thu lên đến 6 lớp sẻ thừa và sai số liệu …

Không xác định được công tác cần lấy mẫu thí nghiệm

Trong quá trình thi công có rất nhiều công tác cần phải có kết quả thí nghiệm thì mới được nghiệm thu nhưng không phải khi nào hay ai cũng đủ khả năng để biết được tất cả các công tác như thế nên thường xuyên sai và thiếu

Thực hiện gộp công tác nghiệm thu không đúng quy định

Trong quy định của Nghị định 46 và Thông tư 26 thì các công tác chỉ được nghiệm thu cùng 1 thời điểm và cùng 1 hạng mục nhưng người làm đang vội nên cứ làm bừa đi cho có và kết quả là quanh năm chỉ ăn và sửa hồ sơ

Không sử dụng tiêu chuẩn hoặc sử dụng nhưng không phù hợp

Khi thực hiện với 1 vài công công tác thì bạn hoàn tòan có thể chủ động ngồi tra được tiêu chuẩn nghiệm thu phù hợp với công tác đó nhưng khi có vài công trình và đầu việc thay đổi liên tục thì người làm hồ sơ thường copy đại đi cho xong khi thấy nó na ná như nhau nhưng thực ra nó hoàn toàn khác nhau về quy định và tiêu chuẩn

Ví dụ: Cùng là công tác bê tông đá 1x2 nhưng nếu thực hiện mặt đường nó khác, bê tông cọc nó khác và bê tông cột nó khác …

Chưa đủ kinh nghiệm và chưa đưa ra được phương pháp kiểm tra trình tự nghiệm thu

Trong quá trình nhập ngày, tháng thì với cả và trang giấy như vậy quá nhiều đầu việc và do định dạng ngày tháng trên excel có thể từ máy này sang máy khác nó có thể khác nhau rồi, nếu bạn không đưa ra được phương án xử lý nó thì việc sai xót, nhầm lẫn là bình thường

Ví dụ: Bình thường bạn phải nghiệm thu ván khuôn cốt thép xong mới được thi công bê tông nhưng không phải bao giờ bạn cũng chủ động để xem được việc đó

Đầu việc nghiệm thu 1 nơi nhưng đầu việc thanh toán 1 nẻo

Hiện tại thì bộ phận hồ sơ nghiệm thu và bộ phận hồ sơ thanh toán đang tách ra nên khi làm thì ông hiện trường cứ làm biên bản nghiệm thu, ông thanh toán cứ làm khối lượng thanh toán, nhiều cái ở hiện trường giám sát chưa đồng ý nghiệm thu (trước đó đã đồng ý nên khối lượng đã lên trước) cái đó nhưng hồ sơ thanh toán vẫn thể hiện dẫn đến việc loạn hồ sơ nhất là sang giai đoạn tiếp theo thì biên bản trở nên rối bời

Sum (tổng cộng) nhầm giá trị dòng ẩn hoặc sai số lũy kế qua các kỳ thanh toán

Việc sai số lũy kế là cái rất khó chịu trong hồ sơ thanh toán. Lý do thì rất nhiều nhưng chủ yếu do việc làm tròn giữa các kỳ khác nhau và việc copy dán không theo cùng nguyên tắc. Khi lên kho bạc sẻ thấy khó chịu vì sai 1 đến 2 đồng thì hồ sơ lại được trả về ký lại

Việc sai còn có thể trầm trọng hơn khi mà công tác đó đã được nghiệm thu, khối lượng đã lên giá trị thanh toán, bất ngờ trước khi in giám sát nói đầu việc này chưa cho thanh toán đợt này vậy là đang vội ẩn đi cho nhanh mà không để ý thế là tèo cả nút luôn

Nhật ký ghi lung tung, thiếu hoặc sai ngày nghiệm thu, thi công so với biên bản

Nếu 1 ngày mà chỉ thi công 1 công tác thì không sao nhưng nếu 1 ngày có nhiều công tác thi công từ móng đến mái và vài cái công tác phụ nữa thì việc thiếu là bình thường. Nhất là công tác lấy mẫu thí nghiệm và nghiệm thu vật liệu thường xót trong nhật ký, khi có 2 hạng mục thi công cùng lúc thì không còn gì để nói nữa, nhiều khi Biên bản thì hôm nay nghiệm thu công tác đào đất nhưng trong nhật ký vẫn ghi đang thi công và ngược lại … lỗi đó là bị bắt nhiều nhất và bị quy cho nhiều tội nhất mà lại cũng bị sai nhiều nhất.

Xử lý nhân công, máy thi công, lấy mẫu và nghiệm thu vật liệu sai và không có cơ sở để ghi vào nhật ký

Nhật ký thi công theo quy định thì phải ghi đúng và đủ chính xác hôm đó thi công cái gì, nghiệm thu cái gì, thời tiết như thế nào, nhân công bao nhiêu, máy móc gồm những loại nào nhưng trên thực tế thì hầu hết 90% người viết nhật ký đều viết sai về số lượng nhân công và máy thi công so với khối lượng nghiệm thu

Ví dụ: Đúng ra thi công đào hố móng bằng máy đào và thi công bê tông đá 1x2 thì phải có máy trộn, máy đào nhưng người ghi nhiều khi ghi mỗi nhân công mà quên mất máy hoặc thi công cả 100m3 bê tông/1 ngày nhưng lại chỉ có 7 ông công nhân … đó là chưa nói chủ yếu người viết nhật ký là phụ việc và chưa có kinh nghiệm cho việc xử lý số liệu

Còn nhiều vấn đề sâu hơn, và cần thiết hơn tác giả sẻ viết trong phần 2

Tất nhiên tất cả các sai sót, nhầm lẩn của người làm hồ sơ ở trên thì Doanh nghiệp đều phải trả giá bằng tiền, và tất nhiên không phải là ít tiền mà là rất nhiều tiền. Đặc biệt nếu như nghiệm thu sai đầu việc hoặc thiếu biên bản thì đều được coi là chưa thi công và chưa nghiệm thu mà đã thanh toán, việc này được coi là rất nghiêm trọng

Nếu như bạn muốn có 1 phần mềm, 1 công cụ khép hồ sơ tốt nhất, đơn giản nhất và đảm bảo không phải nợ hồ sơ nghiệm thu KCS thì có thể liên hệ ngay với chúng tôi. Vì công cụ của chúng tôi với giá rất hạt rẻ chỉ 3 triệu (đã giảm) khóa cứng (giá gốc 6 triệu) sử dụng được nhiều máy và cập nhật trọn đời.

Tác giả: Dương Thắng (có trên 15 năm kinh nghiệm kiểm tra hồ sơ)

Liên hệ tư vấn và mua phần mềm

Mr Thắng : Zalo 090 336 7479 – 096 636 0702