Hướng dẫn trình tự làm hồ sơ thanh toán theo mẫu 8b Nghị định 11/2020/NĐ-CP có ví dụ minh họa

Nội dung cần thực hiện trong 1 bộ hồ sơ thanh toán theo 8b có hiệu lực 16 tháng 3 năm 2020

Để thực hiện 1 bộ hồ sơ thanh toán với Kho Bạc Nhà Nước theo mẫu 8b và mẫu 8a (vốn chi thường xuyên) bạn cần đủ các thủ tục và hồ sơ tối thiểu sau

- Đầu tiên bạn cần 1 bảng diễn giải khối lượng thực hiện theo TT17/2019/BXD để chứng minh chi tiết cho công việc thực hiện của mình và được 2 bên ký gồm đơn vị thi công và TVGS (hoặc đơn vị có chức vụ tương đương).

- Bước tiếp theo bạn cần tổng hợp khối lượng này theo đúng đầu mục hồ dự thầu (hay gọi là Phụ lục khối lượng hợp đồng A-B) và bảng này cần được thực hiện bài bản, có đủ thành phần ký trước khi lên giá trị thanh toán. Ở biên bản này ngoài ông Đơn vị thi công, Giám sát bạn cần có thêm ông Chủ đầu tư (hoặc đơn vị tương đương mà bạn ký hợp đồng) phải ký vào thì lên Kho Bạc Nhà Nước mới có tác dụng.

=> Từ khối lượng thi công thực tế và đã được các bên ký đưa vào đầu mục hồ sơ thanh toán theo quy định (với mẫu 8b Áp dụng đối với các khoản thanh toán vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước, vốn ngoài nước và mẫu 8a áp dụng đối với các khoản chi khoản chi thường xuyên, chi sự nghiệp có tính chất thường xuyên, chi chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình mục tiêu sử dụng kinh phí sự nghiệp) nếu đưa vào sai mẫu hoặc đầu mục hợp đồng A-B thì nội dung đó coi như không hợp lệ và phải làm lại

Bạn phải làm các biên bản nghiệm thu cho các đầu việc thanh toán này song song với bảng khối lượng nghiệm thu, bảng giá trị thanh toán

- Thanh toán theo đợt thì bạn cần các biên bản nghiệm thu công việc (TT26/2016/BXD)

- Thanh toán giai đoạn thì bạn cần thêm các biên bản nghiệm thu giai đoạn (TT04/2019/BXD)

- Thanh toán quyết toán thì bạn cần tổng hợp thêm các biên bản pháp lý khác liên quan với Chủ đầu tư, thiết kế, bảo hành, thiết bị ....

Video chi tiết thực hiện hoàn thành 1 bộ hồ sơ nghiệm thu, thanh toán theo mẫu 8b và 8a

Mẫu hồ sơ ngiệm thu thanh toán đầy đủ theo đúng trình tự trên gửi bạn tham khảo

Để hoàn thành 1 bộ hồ sơ nghiệm thu thanh toán thì đơn giản như nội dung trên, còn với bộ hồ sơ quyết toán thì có thêm các biên bản pháp lý kèm theo. Ở đây mình chỉ giới thiệu về mẫu và trình tự bộ hồ sơ thanh toán đơn giản để bạn dể hình dung công việc của mình

Trình tự đóng hồ sơ thanh toán cơ bản theo NĐ11/2020/NĐ-CP

Bìa, giá trị cuối (có dấu pháp lý), bảng nghiệm thu khối lượng, bảng nghiệm thu khối lượng (có thể bảng xác định khối lượng và nghiệm thu chung 1 bảng), bảng giá trị thanh toán kho bạc (mẫu 8b).

Các bảng đóng đầu tiên trong quyển thanh toán để bài bản và chuyên nghiệp bạn đóng các nội dung này vào đầu tiên

1. Khối lượng nghiệm thu chi tiết theo TT17/2019/BXD

Bảng nghiệm thu khối lượng chi tiết là bắt buộc với tất cả các bộ hồ sơ nghiệm thu thanh toán, tuy nhiên Kho Bạc không cần nội dung này mà chỉ cần bảng nghiệm thu khối lượng tổng theo đúng hợp đồng mà thôi. Hay nói cách khác phần nghiệm thu khối lượng chi tiết theo TT17/2019/BXD này dùng cho đơn vị thi công và TVGS (hoạc đơn vị tương đương) làm việc trực tiếp dưới hiện trường với nhau và thường nếu khối lượng lớn, nhiều thì họ lập riêng thành 1 quyển, với gói nhỏ họ đóng luôn vào cuối quyển thanh toán này luôn

2. Bảng nghiệm thu khối lượng hoàn thành

Bảng này thường đứng sau bảng giá trị thành tiền tổng và đứng trước bảng giá trị thanh toán 8b và nó chỉ gồm phần khối lượng và lũy kế khối lượng đến giai đoạn hiện tại. Tuy nhiên so với mẫu 3a và 04 trước đây thì nó có cấu tạo thành 2 cột chứ không còn 1 cột nữa. Nếu trước đây bạn chỉ cần kéo dài xuống dưới để tách phần khối lượng phát sinh thì bây giờ bạn có 2 cột phân biệt luôn

Tại bảng nghiệm thu khối lượng hoàn thành này thì buộc phải có 3 bên ký là Đơn vị thi công, TVGS (hoặc tương đương) và BQL (hoặc tương đương đại diện của Chủ đầu tư), cái này có đủ thông tin thực hiện phần nào, móng hay mặt, thân hay mái .... có lũy kế để bên Kho Bạc biết khối lượng thực hiện cho đến thời điểm hiện tại (tuy nhiên có nhiều bạn không đóng bảng nghiệm thu này vào cùng hồ sơ thanh toán).

3. Bảng giá trị thanh toán 8b Nghị định 11/2020/NĐ-CP

Với mẫu thanh toán này bạn cần xác định CÁCH TÍNH trước vì trước đây nếu theo mẫu 3a và 04 thì bạn xử lý thành 2 bảng khác nhau nên không bị ảnh hưởng cách hiển thị như mẫu 8b hiện tại. Hiện tại cả giá trị thanh toán theo hợp đồng và cả giá trị thanh toán phát sinh được bố trí vào cùng 1 bảng (2 cột riêng) nên bạn cần xác định cách tính và giá trị cần thanh toán để quyết định cho việc có hay không có phát sinh trong đợt thanh toán này

Mẫu thanh toán phía dưới là giá trị tính bao gồm cả phát sinh theo 8b còn nếu bạn chỉ thực hiện mình thanh toán thì không cần làm gì cả, mạc định số liệu chuẩn luôn nằm ở giá trị thanh toán 8b rồi.

4. Thanh toán theo mẫu 8a Nghị định 11/2020/NĐ-CP

Trường hợp công trình của bạn thuộc áp dụng đối với các khoản chi khoản chi thường xuyên, chi sự nghiệp có tính chất thường xuyên, chi chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình mục tiêu sử dụng kinh phí sự nghiệp thì bạn không được sử dụng mẫu 8b nữa mà phải sử dụng mẫu 8a mới thanh toán với Kho Bạc Nhà Nước được

5. Các hồ sơ nghiệm thu bắt buộc đi kèm bộ hồ sơ thanh toán

Bạn có thể tham khảo List hồ sơ được xuất ra từ Phần mềm Nghiệm thu xây dựng 360 để biết thêm chi tiết đầy đủ của nó

Phần pháp lý (mục I) thì bạn cần tổng hợp khi quyết toán còn giai đoạn thanh toán thì không cần đủ như vậy

Với 1 hồ sơ thanh toán thì phần nghiệm thu vật liệu, cấu kiện là không thể thiếu trong tập hồ sơ. Phần vật liệu nghiệm thu này lại được chi làm 2 loại là vật liệu đầu vào (trước khi thi công) và vật liệu hiện trường (trong quá trình thi công)

Phần nghiệm thu vật liệu đầu vào được hiểu như sau?

Theo quy định của TT26 thì mọi vật liệu trước khi đưa vào sử dụng cần phải thực hiện kiểm tra và theo TT19/2019/BXD và QCVN16:2019/BXD

Bạn cần phải list được chi tiết như nội dung trên và kiểm tra chính xác các loại vật liệu đó đã được thực hiện trước khi thi công chưa? nếu thiếu cần kiểm tra để bổ xung cho đủ và phù hợp

Bạn cần tổng hợp khối lượng để thực hiện theo tầng xuất trong quá trình thi công luôn chứ không phải chỉ trước khi thi công.

Về tầng xuất lấy mẫu thì cũng tùy thuộc mỗi loại vật liệu sẻ có tiêu chuẩn và tầng xuất thực hiện khác nhau

Đối với loại vật liệu nghiệm thu hiện trường trong công tác nghiệm thu thanh toán

Bạn cũng thực hiện tương tự phần vật liệu đầu vào nhựng là theo từng công tác trong quá trình thi công thực tế. Vật liệu cũng cần được lấy mẫu đúng theo tầng xuất quy định tùy vào từng loại vật liệu (theo tiêu chuẩn thi công và nghiệm thu của vật liệu đó) và bạn cũng cần 1 list thống kê lại chi tiết để thực hiện và kiểm tra nó

6. Nhật ký thi công xây dựng

Nhật ký thi công là nội dung không thể tách rời trong bộ hồ sơ và nó phải đồng bộ với các biên bản nghiệm thu, biên bản lấy mẫu ... tất cả các biên bản con ngoài ra bạn có thể xem chi tiết nội dung nhật ký tại đây

Nhật ký khi xuất ra có dạng như dưới

7. Các biên bản nghiệm thu công việc, biên bản nghiệm thu vật liệu

Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu vật liệu (biên bản con) cũng là 1 phần không thể thiếu trong 1 bộ hồ sơ thanh toán

8. Các sai sót thường găp trong hồ sơ thanh toán của bạn

- Do bảng thanh toán là excel nên sang 1 giai đoạn mới tiếp theo thì không còn bảng gốc lần trước nên các con số hợp đồng của các giai đoạn là không giống nhau hoàn toàn (chủ yếu chỉ là do làm tròn không đồng nhất) và cũng có thể do nhiều người làm nên khi ghép lại nó bị lệch số liệu hợp đồng là bình thường mà hầu hết 100% người làm hồ sơ đều từng gặp

= > Kinh nghiệm là luôn copy hợp đồng (file dự thầu) riêng để mỗi lần thanh toán có cái đó làm chuẩn, cứ 1 đợt tiếp theo thì copy thêm Sheet và linh cộng khối lượng lũy kế (không nên copy số vì có thể sảy ra sai do làm tròn) sang bảng thực hiện mới thì bạn sẻ luôn có 1 bảng thanh toán hoàn hảo và không bị sai. Tất nhiên nếu bạn dùng phần mềm Nghiệm thu xây dựng 360 thì không bao giờ bị lệch kể cả bạn có đi tiếp bao nhiêu lần thì quay lại các giai đoạn trước nó vẫn có 1 giá trị đúng như hồ sơ in ra trước đó.

- Sai do nhật ký viết 1 kiểu mà ngày trên biên bản nghiệm thu viết 1 kiểu

=> Kinh nghiệm là bạn nên list đầu việc, ngày tháng tương đồng công tác, chèn cột để nhập khối lượng để còn áng số nhân công, máy chi phù hợp. Tất nhiên là nếu dùng Phần mềm nghiệm thu xây dựng 360 thì bạn không cần làm điều này vì nó tự tra định mức theo quy định hiện hành để nhân khối lượng thi công rồi phân bổ cho các ngày cho bạn

- Sai khi thiếu vật liệu nghiệm thu do không biết công tác đó có phải nghiệm thu vật liệu hay không? tầng xuất lấy mẫu thí nghiệm là bao nhiêu?

= > Kinh nghiệm từ mình là lên list nghiệm thu thanh toán rồi xem những vật liệu nào liên quan đến kết cấu thì đi tìm tiêu chuẩn "Thi công và nghiệm thu" cho nó để thực hiện là được. Tất nhiên nếu sử dụng Phần mềm Quản lý chất lượng 360 thì không cần

- Sai do không có phương pháp kiểm tra sự phù hợp của các công tác gối đầu nhau có bị đá không, nhiều khi ván khuôn, cốt thép chưa nghiệm thu nhưng vẫn thi công đổ bê tông

= > Kinh nghiệm là bạn nên vẽ mô tả trình tự thi công của công tác liên quan công tác nghiệm thu sẻ thấy được hết. Tất nhiên bạn có thể kiểm tra trực quan rất nhanh và đơn giản qua biểu đồ kiểm soát sau của phần mềm Nghiệm thu xây dựng 360, biểu đồ này được thực hiện tự động và sử dụng cho nhiều mục đính như làm báo cáo, tiến độ dự thầu, và dùng làm kiểm soát đường găng của công tác nghiệm thu

Còn nhiều nội dung khác mà bạn cần tìm hiểu để thực hiện hoàn chình bộ hồ sơ nghiệm thu thanh toán. Tuy nhiên bạn có thể thực hiện nó trên Phần mềm Nghiệm thu và Quản lý chất lượng 360 vì nó có thể xử lý tất cả các vướng mắc trên cho bạn để hoàn thành bộ hồ sơ nhanh hơn, đơn giản hơn, luôn luôn phù hợp mọi giá trị và bảng biểu, phần mềm luôn luôn được cập nhật miễn phí để tối ưu cho người sử dụng và là phần mềm dể sử dụng nhất kể cả bạn chưa từng làm công tác nghiệm thu, hoàn công quyết toán hay chưa từng thi công vẫn có thể làm được công tác nghiệm thu thanh toán trên phần mềm này.

Tải ngay bộ cài miễn phí phần thanh toán 8b và 8a: TẢI VỀ

CÁC NỘI DUNG KHÁC CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM

- Hướng dẫn lập hồ sơ nghiệm thu, hoàn công, quyết toán

 + Tham khảo chức năng viết nhật ký tự động hoàn toàn miễn phí

 + Các biên bản nghiệm thu được thực hiện như thế nào?

- Hướng dẫn lập hồ sơ dự toán, đấu thầu

- Hướng dẫn các nội dung cho bạn nào làm về Quản lý dự án

= > Tải bộ hồ sơ mẫu với đầy đủ tất cả các nội dung trên

MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ PHẦN MỀM NGHIỆM THU XÂY DỰNG 360

Địa chỉ: 103/28D Văn Thân, P.8, Q.6, TP.HCM
Liên hệ: Zalo 0787 64 65 68 - ĐT 096 636 0702
Email: nghiemthuxaydung.qlcl@gmail.com
Website: NTXD360.com - nghiemthuxaydung.com