Quản lý vật tư hiệu quả Sống còn cho nhà thầu xây dựng

Trong bất kỳ dự án xây dựng nào, vật tư luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng giá trị thi công, có thể lên tới 60–70%. Quản lý không chặt sẽ dẫn đến thất thoát, đội chi phí, kéo dài tiến độ và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của nhà thầu.

Tuy nhiên, không ít đơn vị vẫn sử dụng phương pháp ghi chép thủ công hoặc Excel rời rạc. Điều này làm phát sinh hàng loạt vấn đề: vật tư không rõ nguồn gốc, định mức không chính xác, kiểm kho khó khăn và không kiểm soát được tồn kho tại các công trình.

Chính vì vậy, quản lý vật tư không chỉ là công việc hành chính, mà là yếu tố sống còn cần được số hóa bằng phần mềm chuyên nghiệp – điển hình là Phần mềm Quản lý thi công 360 với module quản lý vật tư thông minh và linh hoạt.

Những khó khăn phổ biến khi quản lý vật tư bằng thủ công

Thất thoát vật tư và thiếu minh bạch trong nhập – xuất – tồn

Khi không có phần mềm quản lý chuyên dụng, các phiếu nhập xuất được lập thủ công dẫn đến:

Sai sót khi cộng tổng số lượng
Thiếu chữ ký xác nhận
Không có lịch sử truy vết rõ ràng

Kết quả: thất thoát vật tư, thiếu minh bạch, dễ phát sinh tranh chấp nội bộ hoặc với nhà cung cấp.

Không kiểm soát được vật tư theo từng công trình

Đối với các nhà thầu thi công nhiều công trình cùng lúc, việc chia sẻ vật tư hoặc điều chuyển nội bộ rất phổ biến. Tuy nhiên, nếu không có phần mềm ghi nhận đầy đủ luồng di chuyển, bạn sẽ không biết:

Vật tư đang ở công trình nào?
Đã dùng bao nhiêu, còn tồn bao nhiêu?
Giá trị đã dùng thực tế là bao nhiêu phần trăm so với dự toán?

Việc báo cáo và kiểm toán cuối kỳ vì thế cũng gặp nhiều khó khăn.

Tự động hóa với phần mềm quản lý vật tư

Phần mềm Quản lý thi công 360 cung cấp giải pháp toàn diện và hiện đại để theo dõi, phân bổ và kiểm soát vật tư theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp:

Tránh thất thoát
Đảm bảo đúng tiến độ cung ứng
Tối ưu chi phí vận hành

Theo dõi vật tư theo mã – công trình – chủng loại – định mức

Mỗi vật tư được quản lý bằng mã định danh riêng, gắn với:

Đơn vị tính (kg, m2, tấn…)
Chủng loại (thép, xi măng, cát, gạch…)
Hạng mục công trình sử dụng
Định mức tiêu hao

Phần mềm Quản lý thi công 360 cho phép:

Gán vật tư cho từng công trình hoặc hạng mục
Theo dõi lượng nhập – xuất – tồn kho theo ngày/tháng
Cảnh báo khi lượng tồn kho dưới mức an toàn

Lợi ích: Giảm lãng phí, đảm bảo vật tư luôn sẵn sàng cho thi công, không chậm tiến độ.

Đồng bộ tồn kho – phiếu xuất – phiếu nhập

Khác với Excel, nơi bạn phải nhập tay toàn bộ dữ liệu, phần mềm giúp:

Lập phiếu nhập/xuất kho tự động theo đơn hàng hoặc đề xuất
Ký duyệt phiếu điện tử theo luồng phân quyền
Cập nhật tồn kho theo thời gian thực

Dữ liệu có thể:

Truy xuất lại mọi lúc
Kết xuất báo cáo PDF/Excel
So sánh thực tế với định mức thiết kế

Quản lý vật tư theo công trình, tổ đội, hoặc từng tầng

Không chỉ theo dõi vật tư theo công trình tổng thể, Phần mềm Quản lý thi công 360 còn hỗ trợ quản lý vật tư theo:

Tầng/mặt bằng thi công
Tổ đội sử dụng
Tiến độ thời gian cụ thể

Từ đó giúp kỹ sư hiện trường biết chính xác vật tư còn bao nhiêu, đã sử dụng bao nhiêu tại từng khu vực – cực kỳ tiện lợi khi nghiệm thu và làm thanh toán nội bộ.

Cảnh báo vật tư thiếu hụt hoặc vượt định mức

Hệ thống sẽ tự động:

So sánh tiêu hao vật tư với định mức thiết kế
Cảnh báo khi có bất thường: vượt ngưỡng, hao hụt lớn, tiêu tốn không hợp lý
Gợi ý tái đặt hàng sớm nếu vật tư gần hết

Tích hợp sâu với các bộ phận liên quan

Module quản lý vật tư trên Phần mềm Quản lý thi công 360 kết nối mượt mà với:

Ban vật tư (phê duyệt, đặt hàng, thanh toán)
Ban chỉ huy công trình (kiểm kê, xuất kho, nghiệm thu)
Tổ đội thi công (nhận vật tư, báo cáo sử dụng)
Kế toán nội bộ (quản lý chi phí vật tư, theo dõi thanh toán nhà cung cấp)

Giúp minh bạch hóa toàn bộ chuỗi quản lý vật tư, đảm bảo thông tin xuyên suốt – không sai lệch.

Tại sao nên chọn Phần mềm Quản lý thi công 360?

Ưu điểm vượt trội:

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng với người không chuyên IT
Hoạt động trên Web và App (Android/iOS)
Tích hợp đa module: Tiến độ – Tổ đội – Tài chính – Máy móc – Vật tư
Bảo mật cao, phân quyền chi tiết
Triển khai nhanh – đào tạo trực tiếp – hỗ trợ 24/7

Lời kết

Quản lý vật tư hiệu quả không chỉ giúp nhà thầu tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao năng lực quản lý tổng thể, đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình. Trong thời đại chuyển đổi số, hãy để Phần mềm Quản lý thi công 360 trở thành “trợ lý số” đắc lực của bạn trong công tác quản lý vật tư.