MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP KHI LẬP HỒ SƠ THANH TOÁN

Nếu bạn đã và đang làm việc trong lĩnh vực xây dựng thì chắc chắn phải nghe đến hồ sơ thanh toán. Hồ sơ thanh toán của hợp đồng xây dựng là do bên nhận thầu lập ra sao cho phù hợp với từng loại hợp đồng xây dựng, giá của hợp đồng cũng như các thỏa thuận có trong hợp đồng. Một hồ sơ thanh toán (bao gồm cả biểu mẫu) đúng chuẩn là phải được ghi rõ trong hợp đồng xây dựng và phải được xác nhận bởi bên giao thầu.

Cách làm hồ sơ thanh quyết toán công trình hiện đang là khó khăn dễ mắc nhiều sai sót từ tài liệu, hình thức đến quy cách chuẩn bị hồ sơ,.. của bạn chưa có kinh nghiệm đối với nghiệp vụ này. Điều này sẽ mang lại hậu quả vô cùng nghiêm trọng đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Để chắc chắn rằng bạn, đang có nhu cầu làm hồ sơ thanh quyết toán công trình không còn gặp phải bất cứ lỗi sai nào thì nên “bỏ túi” những kinh nghiệm được tổng hợp và chia sẻ dưới đây!

Hồ sơ thanh toán đối với từng loại hợp đồng xây dựng khác nhau như thế nào?

Nhìn chung những thứ cần có cho một hồ sơ thanh toán xây dựng khá giống nhau. Tuy nhiên, nội dung chứa trong bộ hồ sơ là hoàn toàn khác nhau. mỗi loại hợp đồng đều có những cách khác nhau để thanh toán. Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng cũng là một trong số đó.Do đó, để tránh được một số lỗi thường gặp khi lập hồ sơ thanh toán các bạn nên hiểu rõ hồ sơ thanh toán cho từng lọai hợp đồng sau:.

Thanh toán đối với hợp đồng trọn gói.

• Bảng tính thể hiện giá trị nội dung của tất cả các công việc phát sinh (nếu có).
• Biên bản nghiệm thu khối lượng.
• Bản đề nghị thanh toán của bên nhận thầu.

Thanh toán đối với loại hợp đồng theo một đơn giá cố định.

• Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành được lập ra đúng như thực tế.
• Bảng tính giá trị cho tất cả các công việc chưa có đơn giá được trình bày trong hợp đồng (nếu có).
• Giống như đối với hợp đồng trọn gói, hồ sơ thanh toán của loại hợp đồng này cũng cần bản đề nghị thanh toán của bên nhận thầu.

Thanh toán đối với loại hợp đồng theo đơn giá được điều chỉnh.

• Biên bản nghiệm thu của khối lượng hoàn thành đúng như thực tế.
• Một bảng tính đơn giá thanh toán do trượt giá (còn gọi là đơn giá đã được điều chỉnh).
• Bảng tính giá trị cho tất cả các công việc chưa có đơn giá được trình bày trong hợp đồng (nếu có).
• Bản đề nghị thanh toán của bên nhận thầu.

Quy trình 6 bước cơ bản để lập một hồ sơ thanh toán.

• Bước 1: Cần đọc hợp đồng hồ sơ thanh toán một cách kỹ lưỡng để xem hồ sơ thanh toán gồm có những tài liệu gì?

• Bước 2: Tiến hành chuẩn bị một hồ sơ chất lượng.

• Bước 3: Chuẩn bị tiếp bộ hồ sơ giá trị

• Bước 4: Kiểm tra tất cả các biên bản để chắc chắn là bộ hồ sơ thanh toán đã đầy đủ chữ ký của các bên.

• Bước 5: In bìa và đóng quyển.

• Bước 6: Tiến hành kiểm tra lần cuối cùng, sau đó đem trình lên Giám đốc ký trước khi nộp chủ đầu tư và tư vấn giám sát.

Công tác quản lý khối lượng dự án và một số lỗi thường gặp phải.

Công tác quản lý khối lượng dự án là gì?

Quản lý khối lượng dự án là một trong những công việc bắt buộc trong quá trình thi công xây dựng. Nó là một cách giúp bạn nhận diện được tiến độ của công trường thi công. Quản lý khối lượng giúp chúng ta biết công việc thi công hiện đang thực hiện tới đâu và khi nào thì hoàn thành công việc thi công.

Để có thể quản lý khối lượng của dự án công trình, chúng ta cần phải tính được khối lượng trong lúc thiết kế cũng như trong lúc thi công xây dựng công trình.

Khối lượng dự án xây dựng

Thông qua công tác đo bóc khối lượng của công trình xây dựng, chúng ta có thể xác định được khối lượng của công trình và hạng mục của công trình theo từng khối lượng công tác xây dựng cụ thể. Tuy nhiên, chúng ta rất dễ mắc phải một số lỗi thường gặp khi quản lý khối lượng dự án trong khi thực hiện quá trình này.

Như vậy, công tác tính toán khối lượng là một phần không thể thiếu trong quản lý khối lượng dự án xây dựng công trình.

Việc quản lý khối lượng dự án được quy định như thế nào?

• Việc thi công một dự án phải được thực hiện đúng theo khối lượng của thiết kế đã được duyệt.
• Trong trường hợp có khối lượng phát sinh ngoài thiết kế thì nhà thầu và chủ đầu tư phải xem xét để giải quyết. Mặc khác, khối lượng dự án phát sinh đã được chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư chấp nhận sẽ là cơ sở để tính toán và quyết toán dự án công trình.
• Chủ đầu tư và nhà thầu là những người tính toán và xác nhận khối lượng dự án thi công.
• Thời gian thi công sẽ được đối chiếu với khối lượng thiết kế đã được phê duyệt và chúng sẽ là cơ sở nghiệm thu và thanh toán theo hợp đồng.
• Nghiêm cấm các hành vi khai tăng hoặc khai khống khối lượng. Ngoài ra mọi hành vi thông đồng giữa các bên tham gia dự án dẫn đến làm sai khối lượng thanh toán cũng bị nghiêm cấm.

dựng

Một số lỗi thường gặp khi quản lý khối lượng dự án.

• Thông thường, các tổ chức tư vấn thiết kế thường tính khối lượng dự án công tác xây dựng theo các phương pháp khác nhau. Cụ thể là vì nước ta hiện nay vẫn chưa có bộ luật đo bóc khối lượng tiêu chuẩn trong công tác xây lắp. Đây là một trong những nguyên nhân gây ra các lỗi thường gặp khi quản lý khối lượng dự án.
• Do một số nguyên nhân cơ bản như: hồ sơ thiết kế dự án lập ra chưa được tốt, thiếu nhiều chi tiết, thống kê sai, không đầy đủ, không khớp nhau, thiếu sự rõ ràng….
• Lỗi sai tiếp theo là đo kích thước, hình dáng của các kết cấu, chi tiết chưa đúng vì sử dụng công thức tính không phù hợp và do trình độ của các cán bộ đo bóc khối lượng dự án chưa cao.
• Do quy định chỉ dẫn về trình tự tính toán khối lượng công tác xây dựng vẫn chưa được đầy đủ.
• Tuỳ vào từng tổ chức tư vấn thiết kế, người đo khối lượng dự án khác nhau mà thông thường cũng sẽ khác nhau.