Hướng dẫn làm hồ sơ thanh quyết toán công trình theo quy định mới

Làm hồ sơ thanh quyết toán công trình hiện đang là khó khăn dễ mắc nhiều sai sót từ tài liệu, hình thức đến quy cách chuẩn bị hồ sơ,.. của bạn chưa có kinh nghiệm đối với nghiệp vụ này. Điều này sẽ mang lại hậu quả vô cùng nghiêm trọng đối với quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Để chắc chắn rằng bạn, người đang có nhu cầu theo đuổi việc làm hồ sơ thanh quyết toán công trình không còn gặp phải bất cứ lỗi sai nào thì nên “bỏ túi” những kinh nghiệm được tổng hợp và chia sẻ dưới đây!

Những điều cần biết khi làm hồ sơ thanh quyết toán công trình.

Cách làm hồ sơ thanh quyết toán công trình là một trong những kỹ năng mà người làm việc trong lĩnh vực này cần phải nắm được và làm một cách thông thạo.

Thanh quyết toán là gì?

Đối với những ai là chuyên gia trong lĩnh vực xây dựng thì có lẽ đã quá rõ về khái niệm Thanh quyết toán rồi. Nó đơn giản là thuật ngữ được ghép lại từ thanh toán và quyết toán, được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực xây dựng. Vì đây là hai nhiệm vụ không thể thiếu mỗi khi có công trình xây dựng cần phải triển khai. Cùng với đó là những quy định cụ thể và chính xác từ số liệu xác thực đã được các chuyên gia thống kê cũng như lên kế hoạch để thực hiện.

Những điều cần biết khi làm hồ sơ thanh quyết toán công trình

Thực chất thì quyết toán công trình chính là quyết toán hợp đồng, một thuật ngữ quen thuộc hơn. Là việc tổng kết được giá trị cuối cùng của công trình xây dựng đó, để bên giao thầu thanh toán cho bên nhận thầu. Tuy nhiên bên giao thầu sẽ xác nhận công trình có hoàn thành theo đúng với thỏa thuận ban đầu thì mới tiến hành thanh toán.

Quy định về thanh quyết toán hợp đồng xây dựng.

Bên cạnh cách làm hồ sơ thanh quyết toán công trình, thì các bạn cũng cần phải nắm hết được những thông tin về quy định để chắc chắn khi thực hiện không bị mắc phải sai lầm. Dưới đây sẽ là một vài quy định được phân chia rõ giữa thanh toán và quyết toán, để các bạn hiểu được rõ hơn

Quy định về thanh toán hợp đồng xây dựng.

Mỗi hợp đồng xây dựng đều có những cách khác nhau để thanh toán hợp đồng, và nó phải phù hợp với từng loại hợp đồng đó, về cả giá cũng như điều kiện trong bản hợp đồng, đã được thỏa thuận và ký kết 2 bên.

Nội dung trong bản thỏa thuận của hợp đồng sẽ phải cung cấp các thông tin về hồ sơ thanh toán, giai đoạn thanh toán, số lần thanh toán, thời hạn thanh toán, , thời điểm thanh toán, và điều kiện thanh toán. Về phía bên giao thầu thì sẽ phải chịu trách nhiệm thanh toán đầy đủ cho bên nhận thầu, giá trị có thể sẽ được chia nhỏ thành từng lần thanh toán khác nhau. Tuy nhiên giá trị này sẽ được giảm trừ một số khoản theo đúng hợp đồng, có thể là tiền tạm ứng, tiền bảo hành công trình... hoặc các chi phí khác nữa. Tùy vào từng công trình xây dựng khác nhau.

Nhưng có quy định rằng, thời hạn thanh toán sẽ được hai bên thỏa thuận cũng như thống nhất, tuy nhiên nó phải đáp ứng được điều kiện là không vượt quá 14 ngày làm việc, bắt đầu tính từ bên giao thầu đã nhận đầy đủ được hồ sơ thanh toán theo đúng quy định cũng như hợp đồng. Chi tiết là:

– Bắt đầu tính từ khi bên giao thầu đã nhận đầy đủ được hồ sơ thanh toán theo đúng quy định là 7 ngày làm việc, thì chủ đầu tư thực hiện thủ tục đề nghị cơ quan cấp phát, cho vay vốn... thanh toán.

– Bắt đầu tính từ khi cơ quan cấp phát, cho vay vốn... đã nhận đầy đủ được hồ sơ nghề nghị thanh toán theo đúng quy định là 7 ngày làm việc, thì cơ quan cấp phát, cho vay vốn sẽ thanh toán đủ giá trị cho bên nhận thầu.

Quy định về quyết toán hợp đồng xây dựng

Dựa theo quy định của Nghị định 37/2015/NĐ-CP do Chính Phủ ban hành thì nội dung quy định về quyết toán hợp đồng sẽ có nội dung như sau:

- Phải xác định được tổng giá trị cuối cùng mà bên nhận thầu sẽ nhận được từ bên giao thầu, sau khi bên nhận thầu đã hoàn thành dự án, công trình theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng.

- Nội dung của hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng, bao gồm các tài liệu sau:

• Biên bản toàn bộ công việc thuộc phạm vi hoặc ngoài phạm vi hợp đồng.

• Bảng tính giá trị: Giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng; giá trị đã thanh toán (có thể là tạm thanh toán), ngoài phạm vi công việc theo hợp đồng đã ký, giá trị khối lượng công việc phát sinh (nếu có) và giá trị còn lại mà bên giao thầu chịu.

• Hồ sơ nhật ký thi công, hoàn công xây dựng.

Ngoài ra có thể bao gồm các tài liệu khác, phụ thuộc vào thỏa thuận trong hợp đồng.

Căn cứ để lập hồ sơ thanh quyết toán công trình.

Các căn cứ để lập hồ sơ thanh quyết toán công trình

Bên cạnh những quy định về thanh toán và quyết toán công trình thì trước khi lập hồ sơ các bạn cũng cần phải có căn cứ:

– Hồ sơ hoàn công, bàn giao từng phần, biên bản nghiệm thu (đã có chữ ký của người đại diện).

– Biên bản thống kê về khối lượng phát sinh so với hồ sơ ban đầu (đã được xác nhận từ hai bên).

– Đơn giá chi tiết, bảng định mức dự toán chi tiết, giá vật liệu theo thông báo hàng tháng.

– Dựa trên biên lai, hóa đơn của BTC đối với các loại vật liệu không có trong bảng thông báo giá vật liệu

– Các thông tư cũng như quy định khoản chi phí về lập dự toán và thanh quyết toán.

Ngoài những căn cứ kể trên thì các bạn lập hồ sơ thanh quyết toán vẫn có thể sử dụng thêm nhiều chứng từ, thông tư liên quan, quy định hoặc thỏa thuận của hai bên để làm hồ sơ sao cho chuẩn nhất. Vì không phải bất cứ công ty nào cũng có những quy định  như nhau, do vậy các bạn cũng nên biết cách dựa theo tình hình thực tế và quy định của công ty để làm căn cứ lập hồ sơ quyết toán và thanh toán công trình được hoàn thiện nhất.

Cách làm hồ sơ thanh quyết toán công trình.

Sau khi các bạn đã biết về những quy định và căn cứ để lập thì có lẽ bạn cũng đã gần thành công với việc lập hồ sơ thanh quyết toán rồi. Dưới đây sẽ là nội dung giúp bạn hoàn thành được nhiệm vụ khó nhằn này.

Nội dung lập quyết toán công trình cũng gần giống như lập dự toán

Lập dự toàn là một trong những nhiệm vụ quen thuộc đối với người làm trong lĩnh xây dựng, và nội dung của chúng gần như giống nhau. Cụ thể là:

– Theo bản vẽ hoàn công, các bạn sẽ tính được khối lượng thực tế, lkết hợp với đơn giá chi tiết của địa phương, từ đó sẽ tính ra được chi phí trực tiếp xây dựng.

– Dựa theo hướng dẫn, quy định và thông báo về các tỷ lệ chi phí với hệ số điều chỉnh (nếu có) tại thời điểm làm quyết toán.

 Hai bên chủ đầu tư và các tổ chức xây lắp nhận thầu, gọi chung là hai bên, sẽ phải có sự thỏa thuận ngay từ đầu trong hợp đồng về thời điểm áp dụng đơn giá, và tỷ lệ quy định, hệ số. Cụ thể như sau:

• Dựa vào chi phí cho việc chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư để xác định tổng số vốn thực tế vào công trình.

• Liệt kê những khoản thiệt hại (thiệt hại do thiên tai, dịch họa…) theo quy định không tính vào giá thành công trình

Từ đó, công thức tính vốn đầu tư thực tế (VĐT TT) tính vào công trình sẽ như sau:

Tổng số VĐT TT = Tổng số VĐT TT đầu tư XD – CP thiệt hại (kể trên)

• Tính giá trị Tài sản cố định(TSCĐ) và phân loại TSCĐ; Tài sản lưu động (loại tài sản đã chuyển giao cho đơn vị khác) để tăng/ giảm vốn đầu tư.

Với nội dung cụ thể và chi tiết chia sẻ ở trên thì có lẽ các bạn cũng sẽ dễ dàng chuẩn bị tốt cách làm hồ sơ thanh quyết toán công trình.

Cách làm hồ sơ thanh quyết toán công trình xây dựng

Hồ sơ quyết toán công trình xây dựng.

Dựa theo những quy định của pháp luật về hồ sơ quyết toán công trình thì các chủ đầu tư và đơn vị thi công xây dựng sẽ phải chuẩn bị khá nhiều văn bản, tài liệu, chứng từ liên quan... Tuy nhiên để các bạn hiểu rõ hơn thì tôi sẽ phân chia rõ từng đối tượng cần phải chuẩn bị những gì, các bạn tham khảo:

Hồ sơ chủ đầu tư cần chuẩn bị

Chủ đầu tư là người sẽ chịu trách nhiệm các vấn đề về vốn, và để đảm bảo được quyền lợi cũng như nghĩa vụ của mình thì sẽ phải chuẩn bị đầy đủ:

• Bản vẽ công trình xây dựng, bảng dự toán công trình, hoàn công, quyết toán công trình

• Hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên, nghiệm thu (tài sản...), thanh lý (hợp đồng,..), hóa đơn phần thẩm tra hồ sơ.

• Hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên, nghiệm thu (tài sản...), thanh lý (hợp đồng,..), hóa đơn phần thiết kế.

• Hồ sơ thiết kế cần phải thẩm tra lại.

• Biên bản nghiệm thu (phân chia thành từng hạng mục, từng phần), và nhật ký công trình bao gồm đầy đủ các thông tin về chủ đầu tư, đơn vị giám sát và đơn vị thi công.

• Biên bản bao gồm các thông tin ghi nhận khối lượng tăng/ giảm, phát sinh (nếu có) so với hồ sơ ban đầu.

• Hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên, nghiệm thu (tài sản...), thanh lý (hợp đồng,..), hóa đơn phần thi công.

Ngoài ra trong hồ sơ của chủ đầu vẫn có thể bao gồm những văn bản, tài liệu liên quan khác được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng. Bởi thực tế thì các doanh nghiệp xây dựng hay chủ đầu tư đều có những cách hoạt động kinh doanh khác nhau. Và không phải tổ chức nào cũng giống nhau. Chính vì vậy, đây chỉ nội dung được chia sẻ dựa trên lý thuyết, còn thực tế vẫn có thể bổ sung thêm.

Hồ sơ đơn vị thi công cần chuẩn bị

• Bản vẽ công trình, hoàn công, quyết toán công trình.

• Biên bản nghiệm thu (phân chia thành từng hạng mục, từng phần), và nhật ký công trình bao gồm đầy đủ các thông tin về chủ đầu tư, đơn vị giám sát và đơn vị thi công.

• Biên bản bao gồm các thông tin ghi nhận khối lượng tăng/ giảm, phát sinh (nếu có) so với hồ sơ ban đầu.

• Văn bản, tài liệu, chứng từ hóa đơn vật tư, bảng phân bổ chi phí và chi phí nhân công.

• Bảng thống kê, tính toán giá thành của: vật tư, chi phí, nhân công.

• Hợp đồng đã được ký kết giữa hai bên, nghiệm thu (tài sản...), thanh lý (hợp đồng,..), hóa đơn đầu ra.

Nội dung liên quan:

►Tải phần mềm nghiệm thu, hoàn công miễn phí

►Hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ miễn phí