7 điểm mấu chốt về quản lý dự án và 9 bước về khung quan trọng trong Quản lý dự án

7 ĐIỂM MẤU CHỐT TRONG QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

- Quản lý kế hoạch (tổng thể)
- Quản lý chi phí và nguồn lực
- Quản lý thời gian, tiến độ
- Quản lý hợp đồng
- Quản lý thi công, xây lắp
- Quản lý rủi ro của dự án
- Quản lý vận hành dự án đưa vào sử dụng

Có thể thống kê sơ bộ các thành phần chi tiết cần thực hiện trong 7 quá trình quản lý trên như sau:

1. Quản lý kế hoạch (tổng thể) dự án:

+ Mục tiêu, tính khả thi của dự án
+ Tác động tích cực và tiêu cực của dự án (Đến an ninh xã hội, đến doanh nghiệp, đến cộng đồng, đến môi trường)
+ Lập dự án và thực hiện quy trình xin phê duyệt
+ Thực hiện các quy trình thiết kế
+ Đấu thầu, lựa chọn các nhà thầu tư vấn, thi công vv…

2. Quản lý chi phí và nguồn lực:

Chi phí
+ Nguồn tài chính cho dự án
+ Loại chi phí, thời gian cần sử dụng, giá trị
+ Các phương án chi phí, số vốn lưu động, thời gian trả lãi vv…
Nguồn lực:
+ Nhân sự, máy móc
+ Công nghệ, thông tin
+ Các đối tác hỗ trợ

3. Quản lý thời gian và tiến độ

+ Cơ cấu tổ chức, quản lý
+ Cơ chế quản lý dự án, chế độ lương, thưởng, phạt
+ Tiến độ theo kế hoạch

4. Quản lý hợp đồng

+ Quản lý phương thức và nội dung hợp đồng các loại (tư vấn, xây lắp, lắp đặt thiết bị, quản lý sau bán hàng vv...)
+ Đàm phàn, ký kết hợp đồng
+ Tính chất và các tình huống xảy ra
+ Phương thức thanh toán

5. Quản lý thi công xây lắp

+ Quản lý chất lượng
+ Quản lý tiến độ riêng phần xây dựng
+ Quản lý khối lượng thi công xây dựng
+ Quản lý an toàn lao động
+ Quản lý tác động môi trường

6. Quản lý rủi ro của dự án

+ Phân tích độ nhạy cảm và khả năng rủi ro
+ Tính điểm hòa vốn, các yếu tố tác động đến điểm hòa vốn
+ Tính giá trị kỳ vọng (lãi) và hiểu ý nghĩa kỳ vọng này
+ Lập danh sách các phương án lựa chọn khi có rủi ro

7. Quản lý vận hành dự án

+ Phương thức quản lý
+ Cơ cấu quản lý
+ Chi phí vận hành, quản lý
+ Bảo hành, bảo trì
+ Các công nghệ vận hành mới vv…

Nguồn: Lê Vinh Xây dựng

KHUNG KIẾN THỨC QUAN TRỌNG TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

Tiêu chuẩn tối thiểu của một nhà quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực của kiến thức như sau:

1. Quản lý sự nối kết của dự án

Bản thân của từ “sự nối kết” ngụ ý là sự liên kết hay hợp nhất giữa các hoạt động với nhau nhằm đạt kết quả mà dự án yêu cầu. Công việc này nhằm đảm bảo dự án được tiến hành theo quy trình: lên kế hoạch, thực hiện, và cả khi thay đổi kế hoạch.
 

2. Quản lý quy mô dự án

Những thay đổi trong quy mô (hay phạm vi) của dự án thường làm dự án đi đến thất bại. Quản lý quy mô dự án bao gồm: ủy quyền công việc, phân chia công việc theo những quy mô có thể quản lý được, kiểm soát bằng cách so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch, xác định quy trình thủ tục khi phải thay đổi quy mô dự án.

3. Quản lý thời gian dự án

Quản lý thời gian không phải và không chỉ là những nỗ lực cá nhân nhằm quản lý quỹ thời gian của riêng mình.
Quản lý thời gian dự án bao hàm việc đưa ra một lịch trình cụ thể phải làm và điều khiển các công việc nhằm đảm bảo rằng lịch trình đó phải được thực hiện.

4. Quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí là công việc ước tính chi phí các nguồn lực gồm: trang thiết bị, nguyên vật liệu, con người, và các chi phí hỗ trợ khác. Một khi chi phí đã được ước tính, ngân sách dự án sẽ được xác định và kiểm soát sao cho dự án luôn nằm trong phạm vi ngân sách và phù hợp tiến độ.

5. Quản lý chất lượng dự án

Dưới áp lực tiến độ và ngân sách ràng buộc, chất lượng của dự án có thể bị bỏ qua. Một dự án hoàn thành đúng thời gian sẽ không có tác dụng nếu kết quả của chúng không sử dụng được.
Quản trị chất lượng bao gồm cả việc lên kế hoạch nhằm đạt được các yêu cầu về chất lượng, và quản lý chất lượng bằng cách tiến hành các bước để xác định xem các kết quả đạt được có phù hợp với yêu cầu chất lượng hay không.

6. Quản lý nhân sự của dự án

Say mê tiến độ, quan tâm chất lượng, kiểm soát chi phí là những thứ đã làm cho nội dung quản lý nhân sự dự án thường bị bỏ quên.
Quản lý nhân sự bao gồm các công việc:
-Xác định những ai cần cho công việc;
-Xác định vai trò, quyền hạn và trách nhiệm;
-Xác định trách nhiệm báo cáo với cấp trên;
-Tìm kiếm nhân sự phù hợp và quản lý họ.

7. Quản lý thông tin trong dự án

Quản lý thông tin, sự trao đổi trong quản lý dự án bao gồm: lên kế hoạch, thực hiện, điều hành và truyền đạt những thông tin liên quan đến nhu cầu của tất cả các nhà tài trợ dự án hoặc chủ dự án.
Những thông tin này có thể là tình trạng thực hiện dự án, những kết quả đạt được, những yếu tố có thể ảnh hưởng đến các nhà tài trợ khác hay các dự án khác.

8. Quản lý rủi ro dự án

Quản trị rủi ro là một quy trình có hệ thống bao gồm: xác định hay nhận diện rủi ro, định lượng rủi ro, phân tích rủi ro và đối phó với rủi ro của dự án.
Nó bao gồm việc tối đa hóa khả năng và kết quả của các sự kiện thuận lợi và tối thiểu hóa khả năng và ảnh hưởng của những biến cố gây bất lợi cho mục tiêu của dự án. Đây là một trong các lĩnh vực đặc biệt quan trọng trong quản lý dự án mà đôi khi vẫn bị những nhà quản lý dự án “non nghề” lãng quên.

9. Quản lý cung ứng dự án

Cung ứng hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho dự án là công việc hậu cần của dự án.
Quản lý cung ứng bao gồm các công việc: đưa ra quyết định cần cung ứng cái gì, ra sao; chọn nhà cung ứng, ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng và thanh lý kết thúc hợp đồng.

Nguồn: Lê Vinh Xây dựng (Tác giả: Thầy Nguyễn Tấn Bình)

Bài viết liên quan phần hướng dẫn dự toán theo Nghị định 68/2019/NĐ-CP và Thông tư 09/2019/BXD

Phần 1: Hướng dẫn xác định giá nhân công theo TT15/2019/BXD

Phần 2: Hướng dẫn tính giá ca máy thi công theo TT11/2019/BXD

Phần 3: Hướng dẫn tính giá vật liệu theo thông tư 09/2019/BXD

• 3.1 Xác định các chi phí trong bảng tính giá vật liệu đến chân công trình
• 3.2 Xác định cước cộng thêm theo TT10/2019/BXD mã AB
• 3.3 Hướng dẫn tính cước theo thông tư 10/2019/BXD mã AM
• Hướng dẫn cách tính tổng hợp có quy đổi, nội suy vật liệu

Phần 4: Hướng dẫn cách xác định các chi phí theo Thông tư 09/2019/BXD

Phần 5: Hướng dẫn video đầy đủ chi tiết phương pháp lập dự toán theo  Nghị định 68/2019/NĐ-CP