Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý thi công theo bài viết (kèm file word tải về)

Hướng dẫn nhanh các chức năng phần mềm

Cơ chế của phần mềm quản lý thi công được hiểu như sau:

Phần mềm sẻ quản lý giá trị công trình, các hợp đồng thuộc công trình, do chủ thể của công trình luôn có “Chủ đầu tư” với “Nhà thầu” nên bạn cần nhập thông tin chủ đầu tư và nhà thầu trước khi nhập thông tin công trình, các hợp đồng được hình thành sau khi tồn tại công trình nên phần hợp đồng bạn phải nhập sau khi đã tồn tại công trình, số lượng hợp đồng thì không giới hạn trong công trình vì có thể là hợp đồng thi công, hợp đồng vật liệu, hợp đồng tổ đội …tất cả các thông tin chủ thể của hợp đồng này được nhập chung vào bảng “Nhà thầu” và có ký hiệu quy ước riêng do bạn tự quy ước tại bảng “Loại khách hàng” trong phần “Danh mục”. Các phần “Thu chi chứng từ” và “Chi công trường” thì không phụ thuộc hợp đồng mà chỉ cần tồn tại công trình là bạn có thể thực hiện được các khoản này còn với phần “Vận chuyển” thì phụ thuộc vào khối lượng đề xuất của công trình tại bảng “Chi công trường”. Phần kinh phí và vật liệu thì thông qua tạm ứng và đề xuất tại bảng “Chi công trường” tất cả các bảng nhập được bố trí khoa học nhập theo trình tự từ trên xuống dưới nên bạn chỉ cần nhập theo trình tự là được, nếu trong quá trình nhập có số liệu nào bất thường thì phần mềm sẻ báo cho bạn chính xác vị trí đang có vấn đề này. Bạn xem chi tiết theo nội dung dưới và xem thêm video cụ thể từng chức năng để làm tốt hơn.

1. Chức năng nhập Thông tin chủ đầu tư

Tại bảng Chủ đầu tư bạn có thể thêm, xóa, sửa thông tin Chủ đầu tư.

Tiếp theo để thêm thông tin Chủ đầu tư bạn vào nút “Thêm mới”. Tại bảng này bạn cần nhập ít nhất là thông tin “Chủ đầu tư” cũng là đầu mục bắt buộc còn các đầu mục còn lại bạn có thể nhập sau

Video hướng dẫn nhập chủ đầu tư: https://youtu.be/TRcnLueWnb4

2. Nhập thông tin nhà thầu, nhà cung cấp, tổ đội

Tại bảng nhà thầu này bạn chỉ cần nhập các thông tin như bảng “Chủ đầu tư”

Tại thông tin “Nhà thầu” nhấn vào “Thêm mới” để nhập thêm thông tin.

Tại đây bạn chỉ cần nhập trước tên “Nhà thầu” và chọn loại “Khách hàng” là được, các thông tin khác có thể sửa bổ sung sau

Video hướng dẫn nhập Nhà thầu, nhà cung cấp, tổ đội: https://youtu.be/vZrHI-iASjY

3. Nhập thông tin công trình

Tại bảng này thì bạn có thể tạo mới, sửa, xóa công trình và kiểm soát toàn bộ số liệu liên quan công trình như hợp đồng liên quan, nhà thầu liên quan, chi tiết công trình, các khoản thu chi của công trình cũng như xuất báo cáo nhanh dưới dạng danh sách trên bảng excel

Vào phần “Thêm mới” và nhập các thông tin cần thiết và nhấn “Thêm mới”

Video hướng dẫn nhập thông tin công trình: https://youtu.be/tM3kq8bQJi0

4. Nhập thông tin hợp đồng

Trong phần hợp đồng thì cho phép bạn xuất báo thông tin chi tiết như số tiền tạm ứng, còn lại, và cảnh báo sắp hết thời hạn bảo lãnh hợp đồng cũng như tải file hợp đồng đính kèm để thực hiện nhiều công việc khác. Cho phép bạn kiểm soát số lượng hợp đồng có trong công trình và kiểm soát tạm ứng nếu ứng quá hợp đồng thì phần mềm sẻ tự cảnh báo bạn chỉ còn số tiền tối đa để thực hiện hợp đồng hoặc tạm ứng.

Video hướng dẫn nhập thông tin hợp đồng: https://youtu.be/ROhNaJbjW4c

5. Nhập chi phí thu chi chứng từ

Người dùng có thể tạo các khoản ứng hay thu chi cho công trình và cho hợp đồng tại đây

Để nhập được thì bạn vào nút “Thêm  mới” để tạo số liệu.

Tiếp theo bạn vào bảng nhập thông tin để nhập. Tại đây bạn chọn loại chi phí là giải chi hay tạm ứng, các phần có dấu sao (*) là phần bắt buộc bạn phải chọn hoặc nhập. Sau khi nhập xong bạn nhấn “Thêm mới” là xong

Video hướng dẫn nhập chi tiết thu chi chứng từ: https://youtu.be/DYI3bO1TM8A

6. Nhập duyệt công trường và thu chi chứng từ

Tại phần này bạn chọn vào nút sửa nếu cần, sau khi sửa xong thông tin thì bạn có thể duyệt luôn hoặc chọn vào dấu tích bên tay trái và chọn vào chế độ duyệt mạc định rồi nhấn chấp nhận là được.

7. Tạo tạm ứng kinh phí và khối lượng thi công cho công trình

Tại bảng này người dùng có thể xem nội dung mình đã tạo và đã gửi trước đó, có thể sửa hoặc xóa nội dung yêu cầu đề xuất trước đó nhưng điều kiện là nội dung đó chưa được duyệt còn sau khi duyệt rồi thì không xóa được nữa

Tại bảng “Chi công trường” bạn chọn nút “Tạo khoản chi” để thêm khoản tạm ứng và yêu cầu khối lượng thi công mới.

Tại fom “Nhập thông tin chi công trường” bạn nhập các dòng có dấu (*) và chọn công trình với chọn nhà thầu, đối với “Hợp đồng” thì bạn có thể nhập hoặc không, nếu bạn nhập thì thi sau này khi kiểm soát thu chi sẻ hiển thị chi tiết hơn còn nếu không nhập thì bạn vẫn có thể kiểm soát số liệu hiện trường thông qua “Nhà thầu” và “Công trình” và bạn lưu ý đây là bảng nhập tiền tạm ứng và khối lượng đề xuất (nó như 1 bảng kế hoạch dự kiến) trước khi thi công.

Phần hiển thị nó chia thành 2 phần, 1 phần hiển thị mạc định khi bạn chưa chọn công trình, phần này nó gần như chi phí thực hiện thường xuyên (bạn có thể thêm và bớt mạc định cho phần này). Với phần sau khi chọn công trình nó mới hiển thị là phần bạn đọc từ file excel vào, nếu bạn chưa nhập thì nó cũng chưa có, phần đọc file thì bạn có thể đọc theo mẫu nữa phần mềm thì nó mới lấy đúng được. Để chèn thêm 1 dòng thủ công thì bạn nhấn vào nút ‘Thêm mới” là được, sau khi có đủ số lượng đầu việc thì bạn tiến hành nhập khối lượng vào cột “KL yêu cầu” và nhập giá hiện trường nếu có, mạc định phần mềm sẻ lấy số tiền tạm ứng thông qua cột KL yêu cầu nhân với đơn giá của cột “Giá dự thầu” hoặc giá của cột “Đơn giá CT” nên nếu bạn chỉ đề xuất khối lượng mà không đề xuất tiền mua vào tạm ứng thì bạn xóa đơn giá tại 2 cột này đi.

Sau khi nhập xong cột khối lượng đề xuất thì bạn chọn vào nút “Thêm mới” thì phần mềm sẽ chuyển sang bảng để bạn kiểm tra, nếu đúng và đủ thì bạn nhấn vào nút “Gửi duyệt chi” nếu chưa đạt thì bạn nhấn “Trở lại” để quay về chế độ lưu để kiểm soát và gửi lại sau còn nếu sửa lại số liệu thì bạn nhấn nút “Cập nhật” rồi mới nhấn nhấn “Gửi duyệt chi”.

Xem chi tiết bằng video hướng dẫn chi công trường: https://youtu.be/J7YX5dyhsP4

8. Nhập khối lượng hàng ngày – Khối lượng vật tư ngày

Tại bảng nhập khối lượng hàng ngày này cho phép bạn lọc số liệu theo thời điểm của từng công trình để xuất báo cáo, tại đây bạn cũng có thể xem lại lịch sử của các ngày nhập trước đó. Để nhập được khối lượng hàng ngày bạn nhấn vào “Nhập khối lượng” để nhập.

Tại đây bạn nhập số liệu vào bảng chi tiết nhập hàng ngày và nhập tại cột “Khối lượng ngày” sau đó nhấn vào “Thêm mới”.

Video hướng dẫn nhập khối lượng hàng ngày: https://youtu.be/ed3Uyxj2Qkg

9. Quản lý vận chuyển khối lượng, vật tư vận chuyển bằng cơ giới

Tại bảng quản lý vận chuyển cho phép xem, sửa, và xóa thông tin vận chuyển, lọc theo thời điểm vật tư máy móc để xuất báo cáo cho các mục đính khác nhau.

Tại bảng “Quản lý vận chuyển” này để thêm vật liệu vận chuyển thì chọn vào “Thêm mới” để tạo vận chuyển mới.

Trong phần nhập khối lượng vận chuyển bạn nhập các phần có dấu (*). Thực chất các phần này chỉ là chọn vì công trình, vật tư, đơn vị, phương tiện đều được nhập từ các bảng khác chỉ có số chuyến trong ngày là nhập còn khối lượng mỗi chuyến và đội xe, cự ly vận chuyển có thể tham khảo số liệu gốc hoặc nhập vào.

Video hướng dẫn nhập quản lý khối lượng vận chuyển và phương tiện: https://youtu.be/vCJEOnWSfN8

10. Phương tiện vận chuyển

Tại bảng danh sách phương tiện này cho phép bạn lọc và xuất số lượng phương tiện của 1 công trình và tạo thêm phương tiện để phục vụ cho bảng vận chuyển

Để thêm 1 phương tiện mới bạn vào nút “Thêm mới” để tạo. Tại bảng này thì bạn chỉ cần nhập vào các ô có dấu (*) còn các dòng khác bạn có thể nhập sau cũng được.

11. Phân loại khách hàng/Nhà cung cấp/Tổ đội/Nhà thầu

Bảng này dùng để phân loại đối tượng cho bạn phục vụ cho việc làm rõ các thành phần chủ thể tham gia khi lọc để làm báo cáo. Phần này sau này được chọn tại bảng “Nhà thầu” Khi bạn tạo mới 1 nhà thầu.

Video hướng dẫn nhập phân loại chủ thể thực hiện: https://youtu.be/e8Jj7TOepJk

12. Phân quyền người dùng cho từng công trình khác nhau

Tại bảng này cho phép bạn cấp chức năng xem và làm việc với công trình bất kỳ nào đó. 1 công trình bạn có thể phân cho nhiều người và ngược lại 1 người có thể phân cho nhiều công trình

13. Tạo thêm tài khoản để phân quyền cho các công trình

Bạn có thể tự tạo thêm các tài khoản cho mỗi công trình để phục vụ cho công việc và mục đích riêng của mình

Video hướng dẫn nhập thêm tài khoản và phân quyền: https://youtu.be/e8Jj7TOepJk

Tải file word hướng dẫn nỗi dung trên đính kèm: TẢI FILE

__________________

Mọi thắc mắc liên hệ: 0787 64 65 68 - 0377 101 345