Cách tối ưu mua sắm vật tư thi công qua phần mềm

Trong thi công xây dựng, mua sắm vật tư là một mắt xích quan trọng quyết định đến chi phí, tiến độ và chất lượng công trình. Tuy nhiên, việc này thường tồn tại nhiều bất cập như: đề xuất không theo định mức, phê duyệt chậm, không có báo giá so sánh, hoặc không kiểm soát được thời gian giao hàng.

Trong bối cảnh giá vật tư biến động liên tục, nhà thầu buộc phải thay đổi cách thức quản lý truyền thống. Việc ứng dụng phần mềm số hóa quy trình mua sắm, như Phần mềm Quản lý thi công 360, giúp doanh nghiệp vừa tiết kiệm chi phí, vừa rút ngắn quy trình và nâng cao minh bạch.

Quản lý yêu cầu vật tư từ tổ đội, chỉ huy trưởng

Đề xuất vật tư tự động theo tiến độ thi công

Thông thường, tổ đội hoặc chỉ huy trưởng sẽ căn cứ vào tiến độ để lập yêu cầu vật tư. Tuy nhiên, nếu không có dữ liệu định mức hoặc hệ thống hỗ trợ, đề xuất sẽ mang tính cảm tính, dẫn đến:

Đề xuất sai khối lượng (quá thừa hoặc quá thiếu)
Mua sai chủng loại vật tư
Phê duyệt mất thời gian do thông tin thiếu nhất quán

Giải pháp từ Phần mềm Quản lý thi công 360:

Giao diện đề xuất được gắn trực tiếp vào sơ đồ tiến độ thi công
Gợi ý vật tư theo định mức thiết kế từng công tác
Hệ thống tự động tổng hợp vật tư theo từng tổ đội, công trình, hoặc giai đoạn thi công

Ví dụ: Khi nhập vào “Công tác đổ sàn tầng 3”, phần mềm sẽ gợi ý:

12 tấn thép D16
5m3 cát vàng
45 bao xi măng PCB30

Phê duyệt nhanh qua App theo phân quyền

Ở các công ty lớn, phiếu đề xuất vật tư phải qua nhiều cấp xét duyệt: Chỉ huy công trình → Quản lý vật tư → Ban giám đốc → Kế toán trưởng.

Giải pháp của QLTC 360:

Mỗi phiếu đề xuất đều có luồng duyệt theo phân quyền người dùng
Có thể duyệt trực tiếp trên phần mềm hoặc qua PC/App Mobile
Ghi lại thời gian duyệt, người duyệt, trạng thái (chấp nhận – từ chối – cần sửa)

Tăng tốc quy trình duyệt từ 3 ngày xuống còn 1 giờ trong nhiều doanh nghiệp.

Kết nối nhà cung cấp – mua hàng – nghiệm thu

So sánh giá – thời gian giao – lịch sử giao dịch

Một sai lầm phổ biến là mua vật tư theo thói quen hoặc mối quan hệ, không so sánh giá – không lưu trữ lịch sử khiến doanh nghiệp trả giá cao hoặc gặp rủi ro chậm hàng.

Tính năng nổi bật từ QLTC 360:

Hệ thống danh sách nhà cung cấp theo từng loại vật tư
Có thể nhập nhiều báo giá, so sánh trực tiếp trong phần mềm
Ghi nhận thời gian giao hàng, mức độ uy tín, phản hồi từ công trình
Xếp hạng NCC theo KPI: giá – thời gian giao – độ chính xác – hỗ trợ bảo hành

Quản lý hợp đồng và quá trình nghiệm thu

Với mỗi đơn hàng đã duyệt, phần mềm tự động sinh hợp đồng mẫu và theo dõi:

Thời gian giao hàng cam kết
Người nhận tại công trình
Kết quả nghiệm thu (đạt – không đạt)
Kết nối với bộ phận kế toán để theo dõi công nợ

Ví dụ: Giao 1000 viên gạch, nhưng chỉ 920 viên đạt yêu cầu. Hệ thống ghi lại lý do, hình ảnh đính kèm và lưu trữ lịch sử xử lý.

Quản lý nhà cung cấp theo nhóm vật tư

Phần mềm Quản lý thi công 360 cho phép quản lý NCC theo:

Nhóm vật tư (cốt pha, thép, gạch, xi măng…)
Khu vực hoạt động
Kết quả đánh giá sau mỗi đơn hàng

Tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng:

Tái sử dụng nhà cung cấp uy tín cho các công trình mới
Tránh rủi ro khi phải đặt hàng gấp
Kiểm tra lịch sử giao dịch của từng nhà cung cấp trong vài giây

Tự động kết nối quy trình mua sắm – tồn kho – tài chính

Một ưu điểm nổi bật của QLTC 360 là tích hợp chặt chẽ giữa bộ phận thi công – vật tư – tài chính – kế toán.

Khi đặt hàng thành công:

Vật tư sẽ cập nhật vào phiếu nhập kho
Xuất kho tự động được ghi nhận khi giao cho tổ đội
Chi phí vật tư sẽ được tổng hợp về từng công trình phục vụ tính hiệu quả đầu tư

Giảm đến 30% thời gian làm báo cáo tài chính, rút ngắn vòng quay vật tư trong nội bộ.

Bảng tóm tắt tính năng nổi bật trong mua sắm vật tư

Tính năng	Mô tả
Đề xuất vật tư	Gợi ý vật tư theo tiến độ – công tác – định mức
Phê duyệt luồng	Duyệt qua App – phân quyền chi tiết
So sánh báo giá	Nhập và so sánh nhiều báo giá theo NCC
Quản lý NCC	Lưu trữ hồ sơ, lịch sử, xếp hạng uy tín
Báo cáo mua sắm	Tổng hợp chi phí mua theo dự án, theo thời gian
Kết nối kho & tài chính	Đồng bộ với kho vật tư và kế toán nội bộ

Lời kết

Quản lý mua sắm vật tư thủ công luôn tiềm ẩn sai sót và gây lãng phí không nhỏ. Việc ứng dụng Phần mềm Quản lý thi công 360 giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình mua hàng – từ đề xuất, duyệt, đặt hàng, nghiệm thu cho đến hạch toán.

Số hóa quy trình mua sắm – không chỉ tiết kiệm tiền, mà còn tiết kiệm cả thời gian và rủi ro.