Cách làm hồ sơ nghiệm thu theo list Đơn giản mà đầy đủ

Trong thực tế thi công, không ít đơn vị loay hoay khi hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu bởi công việc quá nhiều, mẫu biểu rối rắm, và dễ sai sót. Đặc biệt, khi dự án lớn có hàng trăm đầu việc, thì việc làm thủ công từng biên bản theo kiểu truyền thống không chỉ tốn thời gian mà còn dễ thiếu sót nghiêm trọng.

Giải pháp tối ưu hiện nay là: làm hồ sơ nghiệm thu theo list công việc – theo nhóm hạng mục, nhờ đó rút ngắn 60-80% thời gian hoàn thiện hồ sơ, đồng thời đảm bảo đúng mẫu, đúng trình tự pháp lý. Bài viết dưới đây hướng dẫn bạn cách làm bài bản, cùng với việc ứng dụng phần mềm Nghiệm thu 360 để quản lý toàn bộ quy trình thông minh hơn.

Các bước chuẩn bị và triển khai

Bước 1 – Tập hợp toàn bộ danh sách công việc cần nghiệm thu

Lấy từ bảng tiến độ tổng thể, kế hoạch chất lượng hoặc nhật ký thi công
Sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc theo hạng mục

Bước 2 – Phân nhóm công việc theo tổ đội, hạng mục

Nhóm các công việc có cùng người thực hiện, cùng vị trí hoặc cùng vật liệu
Tạo mã định danh cho từng nhóm (VD: C1-C2-C3 là nhóm cột tầng 1)

Bước 3 – Ghi rõ tài liệu liên quan đến từng công việc

Bản vẽ thiết kế, CO-CQ vật liệu, phiếu thí nghiệm, ảnh hiện trường
Gắn link lưu trữ hoặc mã QR vào từng dòng công việc trong list

Mẹo gom nhóm theo công việc, hạng mục

Nhóm theo loại công việc

Ván khuôn – cốt thép – bê tông → gom thành 1 bộ
Lắp đặt điện – nước – PCCC → gom theo hệ kỹ thuật

Nhóm theo tầng hoặc khu vực

Các công việc của tầng 1, tầng 2, mái...
Hoặc nhóm theo khu A, khu B, nhà xưởng 1, nhà xưởng 2…

Lợi ích khi nhóm theo list

Tránh trùng lặp, bỏ sót biên bản
Dễ kiểm tra lại hồ sơ khi cần bàn giao, nghiệm thu tổng thể
Thuận tiện khi in ấn và nộp cho ban quản lý dự án hoặc kiểm toán

Ví dụ cụ thể về list công việc nghiệm thu:

Mã công việc	Nội dung	Tầng	Giai đoạn	Ghi chú
C1-01	Lắp dựng ván khuôn cột	Tầng 1	Ván khuôn	Có CO ván khuôn
C1-02	Lắp thép cột D16	Tầng 1	Cốt thép	Có kết quả thí nghiệm
C1-03	Đổ bê tông cột M300	Tầng 1	Bê tông	Có biên bản cấp phối
S1-01	Lắp đặt thép sàn	Tầng 1	Cốt thép	Gắn ảnh thực tế
ĐN-01	Lắp đặt ống thoát nước D90	Tầng 1	Điện nước	Gắn bản vẽ Shopdrawing
HMC-01	Hoàn thiện mặt cầu thang	Khu A	Hoàn thiện	Có nghiệm thu liên quan hoàn công

Phần mềm hỗ trợ lọc, sắp xếp và in hồ sơ theo danh mục

Nghiệm thu 360 – Quản lý toàn bộ list công việc tự động

Nhập list công việc → phần mềm sinh biểu mẫu biên bản tương ứng
Tự động gắn CO-CQ, ảnh hiện trường, nhật ký vào từng công việc
Cho phép lọc nhanh: theo hạng mục, người ký, trạng thái ký

Quản lý chất lượng 360 – Liên kết dữ liệu nghiệm thu – tiến độ – quyết toán

Mỗi biên bản đều gắn với mã công việc, thời gian và đơn vị thi công
Tự động cập nhật trạng thái nghiệm thu vào bảng tiến độ
Xuất báo cáo nghiệm thu theo list, theo tuần, theo tháng, theo tổ đội

Ưu điểm khi dùng phần mềm

Không còn phải ghi tay hay soạn lại từng file Word
Tự động kiểm tra thiếu sót, cảnh báo công việc chưa nghiệm thu
In toàn bộ hồ sơ theo danh mục đã chọn chỉ trong 1 cú click

Liên hệ triển khai Nghiệm thu 360 – Tối ưu hoá việc làm hồ sơ nghiệm thu theo list

Không làm thủ công rườm rà. Không mất thời gian soát lỗi. Làm đúng chuẩn – đủ giấy – rõ trách nhiệm ngay từ đầu.
Nghiệm thu 360 và Quản lý chất lượng 360 là bộ đôi phần mềm giúp bạn kiểm soát toàn bộ hồ sơ nghiệm thu dễ dàng – chính xác – khoa học – chuẩn pháp lý.