Trình tự thực hiện lập và quản lý dự án theo phương pháp EVM

HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH TRÌNH TỰ THỰC HIỆN QLDA THEO EVM

B1: Lập kế hoạch của dự án (Kế hoạch này phải phù hợp với kế hoạch trong hồ sơ dự thầu)

B1.1 Lập kế hoạch theo hợp đồng:

Căn cứ vào các công việc, khối lượng, thời gian, chi phí theo hợp đồng đã ký, nhà thầu thi công phải lập kế hoạch triển khai chi tiết các công việc có trong hợp đồng trước khi khởi công thi công xây dựng công trình theo “mẫu số 1”, “mẫu số 2”. Nhà thầu phải in và gửi file theo “mẫu số 1”, “mẫu số 2” cho Ban Quản lý dự án.

Mẫu số 1

Mẫu số 2

Chi phí dự trù theo kế hoạch (Thể hiện ở mẫu số 7):

Đơn vị tính: 1.000 đồng.

Chi phí  tích lũy theo kế hoạch ngày 27-9-2011 là: 452.600.000 đồng.

Tổng chi phí được duyệt của dự án (BAC)  là: 590.600.000 đồng.

B1.2: Dự kiến tình hình thực tế của dự án.

Căn cứ vào “Lập kế hoạch theo hợp đồng”(tại B1.1), nhà thầu phải lập kế hoạch “Dự kiến tình hình thực tế của dự án” trong tháng, trong tuần . Sau đó gửi file theo “mẫu số 3”, “mẫu số 4” cho Tư vấn giám sát và Ban Quản lý dự án để có các đơn vị đó có kế hoạch kiểm tra, giám sát và đôn đốc nhà thầu.

Đối với những công việc phát sinh tăng hoặc không có trong hợp đồng(Khối lượng phát sinh tăng, khối lượng bổ sung, khối lượng do thay đổi thiết kế) thì nhà thầu phải lập kế hoạch dự kiến tình hình thực hiện và hoàn thành các công việc đó nằm thời gian phân chia bộ phận công trình, giai đoạn thi công và trong thời gian tổng tiến độ theo kế hoạch đã lập.

Nếu công việc nào nằm ngoài “Dự kiến tình hình thực tế” trong tháng, trong tuần đó thì đơn vị thi công có trách nhiệm thông báo và gửi lại file mới cho Tư vấn giám sát và Ban Quản lý dự án.

Mẫu số 3

 

 Chú ý 1: Đối với những công việc không có trong hợp đồng, thì khối lượng, thời gian, đơn giá các công việc “Lập kế hoạch của dự án” bằng khối lượng (Khối lượng tích lũy đến nay), thời gian, đơn giá các công việc “dự kiến tình hình thực tế của dự án”. Nếu công việc chưa có đơn giá trong hợp đồng thì cột đơn giá để trống.

Mẫu số 4

Nếu tiến độ thi công thực tế của dự án hoàn toàn khác so với tiến độ đã lập theo hợp đồng(tại B1.1) thì nhà thầu thi công, hoặc Ban QLDA hoặc Tư vấn giám sát đề xuất lập lại kế hoạch tiến độ thi công của dự án cho phù hợp với thực tế. Sau khi các bên đã thống nhất sẽ lập lại kế hoạch tiến độ thi công, thì nhà thầu thi công tiến hành lập lại kế hoạch thi công mới, sau đó gửi Tư vấn giám sát và Ban QLDA xem xét. Chủ đầu tư sẽ đưa ra quyết định cuối cùng và thông báo lại cho các bên có liên quan.

Chú ý 2:

• Tiến độ thi công thực tế của dự án hoàn toàn khác so với tiến độ đã lập theo hợp đồng(tại B1.1) có nghĩa là các công việc

Gantt được lập theo kế hoạch hoàn toàn khác các công việc Gantt theo thực tế thi công của dự án hoặc thời gian phân chia bộ phận công trình, giai đoạn thi công và tổng tiến độ không đúng kế hoạch đã lập.

• Công tác Gantt là công tác có thời gian dự trữ toàn phần và riêng phần bằng 0.

B2: Báo cáo tình hình thực hiện của dự án

Căn cứ vào "Lập kế hoạch của dự án" và “Dự kiến tình hình thực tế của dự án” do nhà thầu thi công lập, đơn vị Tư vấn giám sát có trách nhiệm giám sát, kiểm tra, đôn đốc nhà thầu thực hiện đúng tiến độ cam kết. Nếu thấy nhà thầu không thực hiện đúng so với kế hoạch đưa ra hoặc chậm tiến độ cam kết, thì Tư vấn giám sát phải thông báo cho Ban QLDA và đề xuất phương án để dự án hoàn thành đúng tiến độ của dự án.

Tư vấn giám sát phải in báo cáo theo “mẫu số 5” khi nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu hoàn thành và đóng tập lưu tại công trường (Tại cột 23 ghi biên bản nghiệm thu)

Mỗi tuần Tư vấn giám sát phải gửi báo cáo tình hình thực tế của dự án (theo “mẫu số 5” và “Mẫu số 6”)cho Bộ phận kỹ thuật hiện trường của Ban QLDA kiểm tra, sau khi kiểm tra báo cáo đó đúng với thực tế thi công, Bộ phận kỹ thuật hiện trường gửi file báo báo này cho Bộ phận thanh quyết toán.

Mẫu số 5

 

Mẫu số 6

Chi phí theo thực tế:

Đơn vị tính: 1.000 đồng

Chi phí theo thực tế (BCWP) ngày 27-9-2011 là: 448.300.000 đồng

B3: “Đánh giá tình hình thực tế của dự án”: Đánh giá tiến độ, khối lượng và chi phí của dự án.

Hằng tuần, sau khi nhận file báo cáo từ Bộ phận kỹ thuật hiện trường của Ban Quản lý dự án (theo “mẫu số 5” và “ mẫu số 6”), Bộ phận thanh quyết toán của Ban QLDA sẽ báo cáo chi phí của dự án tại thời điểm đang xét theo “mẫu số 7” và đánh giá tình hình thực hiện dự án theo phương pháp EVM “mẫu số 8”.

* Chi phí thực tế của dự án tại thời điểm đang xét:

Mẫu số 7

Để đánh giá tình hình thực hiện dự án theo phương pháp EVM ta quy ước như sau:

-   Đối với những công việc đã hoàn thành (tại cột 31 ghi “ht”)mà khối lượng thực tế tăng hoặc giảm từ 5% so với hợp đồng thì ta quy ước như sau: Thời gian các công việc đó không đổi và khối lượng các công việc đó thay đổi theo khối lượng thực tế của dự án .

+ Thời gian các công việc đó không đổi tức là thời gian bắt đầu và kết thúc công việc đó không đổi theo kế hoạch và thực tế của dự án.

+ Khối lượng các công việc đó thay đổi theo khối lượng thực tế của dự án có nghĩa là khối lượng theo kế hoạch sẽ thay đổi theo khối lượng thực tế của dự án. Lúc này khối lượng kế hoạch bằng khối lượng thực tế của dự án.

-  Đối với những công việc có trong kế hoạch mà thực tế không thực hiện thì khối lượng theo kế hoạch bằng 0.

Mẫu số 8

Chi phí theo kế hoạch (BCWS) ngày 27-9-2011 là: 452.300.000 đồng.

Chi phí tích lũy theo thực tế (BCWP) ngày 27-9-2011 là: 448.300.000 đồng.

Tổng chi phí được duyệt của dự án (BAC) ngày 27-9-2011 là: 590.600.000 đồng.

Đơn vị tính: 1.000 đồng

* Đề xuất phương án và cách thức giải quyết nhằm đảm bảo tiến độ:

Bộ phận thanh quyết toán sau khi đánh giá tình hình thực hiện dự án tại văn phòng(Mẫu số 8) sẽ thông báo cho Bộ phận kỹ thuật hiện trường kết quả đánh giá tình hình thực hiện dự án và cách thức giải quyết các vấn đề chậm tiến độ theo tiêu chí sau:

T= (Thời gian đúng so với kế hoạch /Tổng thời gian thực tế đang xét) x 100.

Tc= (Thời gian chậm so với kế hoạch /Tổng thời gian thực tế đang xét) x 100.

Tn= (Thời gian nhanh so với kế hoạch /Tổng thời gian thực tế đang xét) x 100.

 (Tổng thời gian thực tế đang xét: tính từ thời gian khởi công xây dựng công trình đến thời điểm đang xét).

Thời gian nhanh, chậm so với kế hoạch tính bằng ngày.

Tùy theo quy định của hợp đồng mà đưa ra tiêu chí T, Tc, Tn.

 

1. Đánh giá tiến độ theo tuần: Nhà thầu chậm tiến độ.

+  0% ≈ Tc < 10%. Bộ phận kỹ thuật hiện trường sẽ đôn đốc nhà thầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án.

+  10%=< Tc <= 30%. Bộ phận kỹ thuật hiện trường sẽ làm việc với nhà thầu để tìm ra những nguyên nhân làm chậm tiến độ của dự án, giải pháp khắc phục tình trạng đó. Sau đó Bộ phận kỹ thuật hiện trường gửi kết quả làm việc với nhà thầu về những nguyên nhân chậm tiến độ, giải pháp khắc phục(Kèm theo các công việc Dự kiến tình hình thực hiện dự án: B1.2).

+ Tc > 30%  Phó Ban Quản lý dự án, Bộ phận thanh quyết toán và Bộ phận kỹ thuật hiện trường sẽ làm việc với nhà thầu để tìm ra những nguyên nhân làm chậm tiến độ của dự án, giải pháp khắc phục tình trạng đó. Nhà thầu trình kế hoạch cụ thể(Kèm theo các công việc Dự kiến tình hình thực hiện dự án: B1.2) để Phó Ban Quản lý dự án xem xét và quyết định.

2. Đánh giá tiến độ theo tháng: Nhà thầu chậm tiến độ.

+  Tc ≈  0%. Bộ phận kỹ thuật hiện trường sẽ đôn đốc nhà thầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án.

+ 0% < Tc <10%. Bộ phận kỹ thuật hiện trường sẽ làm việc với nhà thầu để tìm ra những nguyên nhân làm chậm tiến độ của dự án, giải pháp khắc phục tình trạng đó. Sau đó Bộ phận kỹ thuật hiện trường gửi kết quả làm việc với nhà thầu về những nguyên nhân chậm tiến độ, giải pháp khắc phục(Kèm theo các công việc Dự kiến tình hình thực hiện dự án: B1.2). Bộ phận thanh quyết toán sẽ kiểm tra lại kết quả làm việc đó có đảm bảo tiến độ của dự án không, nếu không đảm bảo thì Bộ phận thanh quyết toán sẽ yêu cầu Bộ phận kỹ thuật hiện trường làm việc lại với nhà thầu. Trong quá trình thanh toán đợt này của nhà thầu, mỗi lần chậm tiến độ (0% < Tc <10%), Chủ đầu tư sẽ thanh toán chậm 5 ngày so với thời điểm nhà thầu được thanh toán.

+ 10%=< Tc <= 30% Phó Ban Quản lý dự án sẽ làm việc với nhà thầu để tìm ra những nguyên nhân làm chậm tiến độ của dự án, giải pháp khắc phục tình trạng đó. Nhà thầu trình kế hoạch cụ thể(Kèm theo các công việc Dự kiến tình hình thực hiện dự án: B1.2) để Phó Ban Quản lý dự án xem xét và quyết định. Trong quá trình thanh toán đợt này của nhà thầu, mỗi lần chậm tiến độ (10%=< Tc <= 30% ), Chủ đầu tư sẽ thanh toán chậm 10 ngày so với thời điểm nhà thầu được thanh toán.

+ Tc > 30%, Trưởng Ban Quản lý dự án sẽ làm việc trực tiếp với nhà thầu và yêu cầu nhà thầu thực hiện đúng tiến độ cam kết hoặc lập lại kế hoạch của dự án(B1). Nhà thầu trình kế hoạch cụ thể để Trưởng Ban Quản lý dự án xem xét và quyết định. Trong quá trình thanh toán đợt này của nhà thầu, mỗi lần chậm tiến độ Tc > 30% , Chủ đầu tư sẽ thanh toán chậm 15 ngày so với thời điểm nhà thầu được thanh toán.

 3. Đánh giá tiến độ theo tuần,tháng: Nhà thầu thực hiện đúng tiến độ, nhanh tiến độ.

T=0 Nhà thầu phải đảm bảo tiến độ thực hiện dự án như đã cam kết trong hợp đồng.

Tn>≈0 Khuyến khích nhà thầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án, nếu tiến độ của dự án tại thời điểm thanh toán nhanh hơn so với kế hoạch(Tn > 10%) Chủ đầu tư sẽ ưu tiên xem xét hồ sơ thanh toán của nhà thầu nhanh hơn so với thời gian thanh toán trong hợp đồng 2 ngày.

Chú ý:

1. Những giải pháp khắc phục để đảm bảo tiến độ của dự án phải tuân theo điều kiện sau:

• Thời gian bắt đầu, kết thúc các công tác Gantt “ Dự kiến tình hình thực tế của dự án:B1.2” phải nhanh hơn hoặc bằng thời

gian bắt đầu, thời gian kết thúc các công tác Gantt “ Lập kế hoạch của dự án:B1.1”.

• Chi phí “ Dự kiến tình hình thực tế của dự án:B1.2” phải lớn hơn hoặc bằng chi phí“ Lập kế hoạch của dự án:B1.1”.

• Phải đảm bảo đúng quy trình kỹ thuật, chất lượng và an toàn lao động trên công trình.

2. Nếu kế hoạch lập lại của dự án vượt tổng thời gian thực hiện hợp đồng (Vượt thời gian kết thúc dự án) thì kế hoạch đó phải trình Chủ đầu tư xem xét và quyết định.

Xét dự án tại ngày 27-9-2011 ta có:

Thời gian chậm tiến độ  ≈ 0; Tổng thời gian thực tế đang xét: 20 ngày.

Tc ≈ (0/20)x 100 ≈ 0%.

Tc ≈  0%. Bộ phận kỹ thuật hiện trường sẽ đôn đốc nhà thầu đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án.

Tác giả: khoa289@gmail.com

XEM TIẾP CÁC PHẦN LIÊN QUAN

= = > Tải file excel trên về sử dụng: https://www.mediafire.com/file/yyycf7xgbzbf8dr/EVM.xls/file

Phần lý thuyết Quản lý dự án theo phương pháp EVM

https://nghiemthuxaydung.com/huong-dan-phuong-phap-quan-ly-du-an-theo-evm_p278

Phần hướng dẫn lập hồ sơ dự toán, đấu thầu

https://nghiemthuxaydung.com/bai-viet-huong-dan-21_c

Phần hướng dẫn lập hồ sơ nghiệm thu, hoàn công, quyết toán, QLCL công trình

https://nghiemthuxaydung.com/huong-dan-lap-ho-so_c

Tải về phần mềm nghiệm thu, hoàn công QLCL công trình miễn phí

https://nghiemthuxaydung.com/tai-ban-quyen_c