Tầm quan trọng của nhật ký Thi công, nhật ký An toàn và nhật ký Tư vấn

Nhật ký thi công là một trong những tài liệu cơ bản, quan trọng của một quá trình xây dựng. Mặc dù các kỹ sư, giám sát viên vẫn duy trì nhật ký công việc riêng của họ của những công việc mà họ tham gia. Tuy nhiên các Nhà thầu (chính và phụ) đều nên duy trì riêng nhật ký của mình cho suốt thời gian thực hiện các công tác xây dựng của minh, đề cập và theo sát toàn bộ công việc xây dựng của mình. Nhật ký thi công có nhiều tác dụng.

Thứ nhất, nó ghi chép lại tất cả các sự kiện chính trong quá trình xây dựng. Các sự kiện chính có thể là những sự kiện tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực, tiền bạc. Cũng có thể nó chỉ là sự kiện nhỏ nhưng có tác động lớn đến toàn bộ quá trình dự án. Một trong những yếu tố quan trọng của việc ghi lại nhật ký công trình hiệu quả là xác định và định giá được những sự việc gì là quan trọng để ghi chép lại vào nhật ký mà không chỉ là việc đơn thuần chỉ là việc ghi chép lại sự việc.

Thứ hai, nó xác định rõ trách nhiệm và trách nhiệm giải trình cho những gì xảy ra trên công trường. Điều này có thể liên quan đến các quyết định được ban hành hoặc được đưa ra. Quan trọng là không những xác định được điều gì đã xảy ra mà còn xác định được ai là người chịu trách nhiệm cho những gì xảy ra.

Nhật ký công trình cũng cần phải truy ngược lại được lịch sử của công việc. Bất kỳ một người có chuyên môn nào quen thuộc với loại hình công việc mà nhà thầu làm cũng đều có thể đọc được nhật ký công trình như là đọc sách, trên cơ sở hàng ngày về việc công việc đã tiến triển như thế nào.

Tài liệu Nhật ký công trình cũng phải lập hồ sơ về điều kiện làm việc trên công trường và bất kỳ điều kiện gì có ảnh hưởng đến công việc. Những thông số này có thể khác nhau như mô tả về thời tiết, hoặc thay đổi cụ thể về thời tiết, hoặc mô tả điều kiện của công việc được làm, ví dụ như điều kiện nền đất hoặc sự tắc nghẽn trong khu vực. Tài liệu này cũng cần mô tả được sự dồi dào, hoặc sự thiếu hụt ; sự phù hợp và hoạt động đúng chức năng, các thiết bị an toàn; các loại vật liệu với lượng vừa đủ. Có thể những điều này cũng mô tả những vấn đề liên quan đế thiếu thông tin, thiếu tính kịp thời, chính xác và việc đó ảnh hưởng như thế nào đến công việc. Điều quan trọng là phải gi lại khi mà những câu hỏi không có sự trả lời hoặc việc thiếu thông tin dẫn đến làm chậm công việc.

Cuối cùng Nhật ký thi công cũng phải giải thích được lý do tại sao sự việc xảy ra. Nhiều thông tin số liệu về sự việc, như cái gì xảy ra, và khi nào, được ghi lại thành tài liệu ở một nơi nào đó nhưng thường thiếu việc giải thích tại sao sự việc lại xảy ra như vậy mặc dù nó rất quan trọng. Trách nhiệm giải trình như vậy sau này rất khó quyết định trừ khi nó được ghi lại thành hồ sơ đúng thời điểm nó diễn ra. Và cần chính xác trong phân tích việc này. Mục đích là không phải để đổ lỗi hoặc làm thành một vụ việc có thể dẫn đến việc tranh chấp. Mục đích là cung cấp một khoản mục khách quan, không thành kiến về việc tại sao sự việc xảy ra. Nếu mà những vấn đề này để sau mới quyết định thì nó sẽ bị thiên kiến hoặc bỏ qua những thông tin quan trọng hoặc chứa những thông tin cần phải đánh giá, tính hiệu lực của toàn bộ hồ sơ tài liệu sẽ bị đe dọa.

Một số nội dung chính trong hồ sơ Nhật ký thi công được liệt kê dưới đây.

Cần phải theo một số hướng dẫn nhất định để bảo vệ tính toàn vẹn của Nhật ký thi công như là một tài liệu có giá trị pháp lý cao. Nếu thể hiện dưới hình thức bản cứng vật lý, nó cần được thực hiện theo hình thức để hạn chế việc điền thông tin muộn hoặc thay đổi hồ sơ bản gốc. Điều này có thể thực hiện được dưới hình thức đóng sổ. Nó cũng có thể được làm với hình thức bằng cách điền thông tin của từng ngày vào nhiều phần khác nhau và cuối ngày khi các công việc được vào hết sẽ được xé ra và phân phát đến các bên. Các trang phải được đánh số theo thứ tự để không thể chèn thêm hoặc rút bớt đi sau này. Bất cứ sự gạch xóa nào phải được thực hiện theo cách: gạch ngang văn bản cũ và đưa văn bản mới vào với ghi chú rõ là ai làm, và thời gian khi nào. Vì Nhật ký thi công là tài liệu rất quan trọng nên sẽ được đề cập thêm tại phần sau.

Với thời đại máy tính và kết nối mạng hiện nay, Nhật ký thi công theo hình thức kỹ thuật số đang trở nên phổ biến. Với hình thức này, vấn đề an toàn truy cập cũng như tính toàn vẹn của tài liệu vẫn là vấn đề rất quan trọng vì tính chất dễ sửa đổi và xóa của các file dữ liệu. Cần phải xây dựng cả quy trình để đưa ra một chuẩn đảm bảo rằng tệp tài liệu sẽ không được chỉnh sửa sau ngày lập. Điều này sẽ cho phép thực hiện email bản copy cuối cùng vào cuối ngày và in ra một bản cứng để đưa vào hồ sơ là quyền sổ an toàn.

Có thể tìm và mua được rất nhiều mẫu nhật ký thi công để sử dụng cho công việc. Tuy nhiên, nhiều công ty thấy cần phải tự xây dựng mẫu riêng cho mình để phù hợp với đặc thù riêng của từng công ty và văn hóa công việc. Khi một công ty muốn xây dựng riêng mẫu của mình, điều này đạt được dễ hơn bằng cách tập hợp lại một nhóm các giám sát viên để cùng đưa ra một thiết kế mẫu chung. Quá trình này có thể bắt đầu bằng cách đưa ra các yêu cầu chung cho một Nhật ký thi công và phát triển các Biểu mẫu theo các yêu cầu này. Các tính chất có thể như sau:

Tối thiểu hóa công việc yêu cầu để điền vào Nhật ký thi công (Nhật ký dự án)
Đảm bảo không bỏ quên các thông tin quan trọng
Giảm thiểu thời gian cần thiết để thực hiện công tác điền vào/ ghi chép Nhật ký
Giảm thiểu việc mô tả theo yêu cầu.

Nhiều nội dung trong đó có thể thực hiện được bằng cách điền vào một Biểu mẫu trắng thiết kế sẵn thay vì phải viết lại từ đầu.

Một số lưu ý khác về Nhật ký công trình (Nhật ký giám sát)

Nhật ký tư vấn là một trong những tài liệu quan trọng nhất mà Tư vấn giám sát chuẩn bị trong quá trình thực hiện tư vấn thi công xây dựng. Tài liệu này được tất cả hệ thống quản lý, hệ thống pháp lý coi là tài liệu chính, đầy đủ và chính xác ghi chép lại tất cả những sự việc diễn ra hàng ngày trong suốt quá trình dự án xây dựng thực hiện. Điều bắt buộc ở đây là tài liệu này phải được thực hiện trên cơ sở hàng ngày ghi chép lại các hoạt động và sự kiện của dự án hàng ngày.

Nếu trong tương lai có bất cứ thắc mắc hay câu hỏi gì tranh cãi thì tài liệu này là tài liệu đầu tiên và là tài liệu chính sẽ được tham khảo đến. Trong các vụ việc như khiếu nại, hòa giải, trọng tài, hoặc tố tụng , tài liệu này sẽ là một trong những thành phần đầu tiên sử dụng để xem xét.

Thêm nữa đây là một tài liệu quan trọng để bộ máy quản lý của công ty tư vấn cũng như công ty xây dựng đánh giá tính hiệu quả của công tác quản lý dự án và đánh dấu những thành công của các hành động quản lý thực hiện trong quá trình thực hiện công việc dự án. Tài liệu này cũng chứa đựng rất nhiều thông tin có ích.

Vì tính chất và giá trị quan trọng của mình, nhật ký công trình (thi công, tư vấn) phải càng đầy đủ càng tốt nhất có thể. Như trên đã nói, trong trường hợp sử dụng làm bằng chứng cho các sự việc tố tụng pháp lý, nó phải được sử dụng để bảo vệ trong phạm vi có thể.

Dưới đây là một số hướng dẫn cho Tư vấn giám sát hoàn thiện ghi chép cho Nhật ký tư vấn. Lưu ý là không thể nào ghi chép hết mọi diễn biến trên công trường, các Giám sát viên cần phải thực hiện tốt nhất công việc của mình, bám sát các hướng dẫn, và phải ghi nhớ là phải ghi lại những sự kiện hoặc công việc quan trọng.

Một việc quan trọng phải nhắc lại nhiều lần là các Giám sát viên cần phải hiểu được tính chất quan trọng của việc hoàn thành ghi chép nhật ký hàng ngày, và chúng phải phản ánh chính xác và toàn diện lịch sử của tất cả những gì diễn ra trên công trường ngày đó.

Hướng dẫn ghi chép và hoàn thành nhật ký công trình (thi công, tư vấn)

Nhật ký phải được giám sát viên hoàn thành hàng ngày, vào cuối ngày của công tác trong dự án. Lý tưởng là ngay sau khi bất kỳ sự kiện quan trọng nào của dự án diễn ra, chúng phải được ghi lại vào Nhật ký. Vào cuối ngày, và trước khi rời khỏi công trường, giám sát viên phải xem xét lại các đầu mục ghi chép của Nhật ký, và bổ sung thêm bất kỳ ghi chú nào liên quan đến bất kỳ sự bổ sung, nhập thêm vào liên quan đến dự án trong ngày đó.
Bất kỳ vấn đề quan trọng nào đều phải ghi vào Nhật ký. Các giám sát viên và các Người quản lý đôi khi nghe hỏi là “ Làm thế nào để tôi biết là vấn đề quan trọng đến mức phải ghi chép vào Nhật ký ?” Về thực hành chung thì có một hướng dẫn tốt để thực hiện là “Nếu bạn đặt câu hỏi về sự việc diễn ra đấy thì nó có thể đáng để bạn đưa vào nhật ký”. Hoặc có thể nó một cách khác là nếu một sự kiện xem như là nếu nó có ý nghĩa quan trọng, nó nên được đưa vào Nhật ký. Nói chung là tốt hơn là đưa nhầm vào nhật ký một vấn đề còn hơn là bỏ sót chúng mà sau này hóa ra là vấn đề quan trọng.
Lý tưởng là Nhật ký công trình là hình thức sổ được đóng cuốn, có đánh số trang theo thứ tự. Điều này để tạo điều kiện thuận lợi hơn khi dùng để bảo vệ với vai trò là một tài liệu đầy đủ, đúng trình tự, và tổng hợp của dự án. Nếu xảy ra là vào một ngày nào đó, cuốn nhật ký đóng quyển không có sẵn (ví dụ là để ở một chỗ khác) thì giám sát viên có thể ghi lại các hoạt động của ngày đó bằng viết tay. Điều này có thể làm trên một quyển sổ tay, hoặc một tờ giấy khác được đóng lại với nhau. Những tờ giấy này sau đó sẽ được đóng vào cuốn Nhật ký ngay khi nó được đưa lại, kèm theo giải thích đính kèm về lý do tại sao phải thay đổi cách ghi chép nhật ký. Một số người ưa thích cách ghi chép Nhật ký công trình vào file máy tính và việc này ngày càng trở nên phổ biến. Những công ty áp dụng hình thức này đều có một chính sách đó là yêu cầu giám sát viên phải gửi e-mail hàng ngày Ghi chép Nhật ký cho Giám đốc dự án và/hoặc gửi về văn phòng công ty hàng ngày.
Lý tưởng là Nhật ký có ít chỗ bị gạch xóa. Tuy nhiên, nếu khi giám sát viên thấy có lỗi khi ghi chép, hoặc ghi chép chưa đầy đủ, thì phải bằng mọi cách sửa chữa sao cho nó phải phản ánh được là tài liệu ghi chép chính xác những gì thực tế xảy ra. Khi gạch xóa, hoặc khi sửa, giám sát viên phải bổ sung giải thích, nêu rõ ràng rằng ông ta đã bổ sung hoặc thêm riêng vào để cung cấp trình tự đầy đủ và chính xác những gì diễn ra.
Mọi mục ghi chép phải rõ ràng, và mọi đầu mục phải được viết sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực, cũng như là đúng ngữ pháp, chấm, phảy.
Giám sát viên phải suy nghĩ cẩn thận cho từng mục khi ghi Nhật ký để đảm bảo mọi mục là logic và kết nối.
Giám sát viên cần thực hành cẩn thận để ghi chép lại sự kiện, tránh diễn tả quan điểm và đưa tình cảm vào các đầu mục.

Bảng danh mục kiểm tra (Checklist) các thành phần được đưa vào các đầu mục của Nhật ký công việc.

Ngày-Tháng-Năm
Điều kiện thời tiết khi bắt đầu công việc và những thay đổi thời tiết quan trọng diễn ra trong ngày
Danh sách công nhân có mặt khi bắt đầu công việc và ghi chép bất kỳ thay đổi nào trong ngày
Ghi chú bất kỳ lo ngại được thấy hoặc được nói liên quan đến sức khỏe hoặc cảm xúc của công nhân bắt đầu ngày làm việc
Những nhà thầu phụ làm việc trên dự án bắt đầu ngày làm việc và ghi chép liên quan đến tiến độ, cũng như các khó khăn mà họ gặp phải
Thiết bị sử dụng cho dự án
Những khách đến thăm công trường
Những công việc giao cho các cá nhân và các tổ đội
Những chỉ thị bằng lời được đưa ra
Những cảnh cáo hoặc Lời khiển trách được đưa ra hoặc các hành động kỷ luật được thực hiện
Những công việc không phù hợp và các chỉ dẫn, các hành động được thực hiện
Các vấn đề về An toàn và các hành động thực hiện
Các tai nạn hoặc suýt bị tai nạn kèm theo các chi tiết
Các quyết định được đưa ra
Các cam kết được đưa ra
Các hội nghị hoặc hội thảo được tiến hành hoặc tham dự
Các cuộc trao đổi bằng điện thoại quan trọng, email, thư tính hoặc fax gửi và nhạn
Các công việc đào tạo
Các yêu cầu thay đổi được ban hành hoặc thảo luận
Bất kỳ trao đổi nói chuyện nào với Chủ đầu tư, kiến trúc sư, hoặc kỹ sư (nhà tư vấn).

Các loại nhật ký thường có trong một dự án xây dựng hiện nay

Trong một dự án xây dựng thường có các loại nhật ký sau đối chiếu với các quy định hiện hành:

Nhật ký thi công
Nhật ký an toàn
Nhật ký Tư vấn (Tư vấn giám sát, Tư vấn quản lý dự án, Tư vấn quản lý xây dựng, Tư vấn thiết kế)

Các Quy định, yêu cầu hiện hành làm cơ sở cho việc lập Nhật ký Thi công trong xây dựng

Nhật ký thi công xây dựng công trình là hồ sơ quan trọng trong danh mục hồ sơ hoàn thành công trình. Hồ sơ này được lập, bảo quản, lưu trữ theo quy định của Pháp luật.

Việc ghi chép, lưu trữ Nhật ký thi công xây dựng công trình là áp dụng bắt buộc đối với mỗi nhà thầu thi công, được Pháp luật quy định tại phụ lục IIA Nghị định 06/2021/NĐ-CP của Bộ Xây dựng.

Nội dung cơ bản của Nhật ký thi công xây dựng theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP .

Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, Nội dung nhật ký thi công xây dựng bao gồm các thông tin chủ yếu sau:

- Diễn biến điều kiện thi công (nhiệt độ, thời tiết và các thông tin liên quan); số lượng nhân công, thiết bị do nhà thầu thi công xây dựng huy động để thực hiện thi công tại hiện trường; các công việc xây dựng được nghiệm thu hàng ngày trên công trường;

- Mô tả chi tiết các sự cố, hư hỏng, tai nạn lao động, các vấn đề phát sinh khác và biện pháp khắc phục, xử lí trong quá trình thi công xây dựng công trình (nếu có);

- Các kiến nghị của nhà thầu thi công xây dựng, giám sát thi công xây dựng (nếu có);

- Những ý kiến về việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thi công xây dựng của các bên có liên quan.

Để viết nhật ký thi công xây dựng các bạn phải bám sát và nghiên cứ kỹ nội dung trong Nghị định 06/2021/NĐ-CP

Hình thức ghi chép, lưu trữ nhật ký thi công xây dựng.

Theo thông lệ, các nhà thầu thường lập Nhật ký thi công xây dựng bằng cách ghi chép vào một cuốn sổ hoặc tạo form trên máy tính rồi in ra đóng quyển. Cuốn sổ này được đóng giáp lai bởi nhà thầu và chủ đầu tư, nhằm tránh tình trạng thay thế, viết thêm, sửa chữa,... Hàng ngày, đơn vị thi công sẽ ghi chép các nội dung theo quy định nêu trên vào Nhật ký thi công rồi trình tư vấn giám sát, tổng thầu (nếu có), chủ đầu tư (nếu có yêu cầu),... để ký xác nhận.

Ngày nay, việc áp dụng phần mềm nghiệm thu hoặc soạn Nhật ký thi công xây dựng trên máy tính, hàng ngày in ra trình các đơn vị có liên quan ký xác nhận rồi lưu như các văn bản thông thường khác. Hình thức này là hoàn toàn hợp lệ theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP của Bộ Xây dựng quy định:

“Chủ đầu tư thoả thuận với nhà thầu thi công xây dựng về hình thức và nội dung của nhật ký thi công xây dựng làm cơ sở thực hiện trước khi thi công xây dựng công trình.”

Các Quy định, yêu cầu làm cơ sở cho việc lập Nhật ký An toàn

Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia QCVN 18:2014/BXD về An toàn trong xây dựng, Mục 2.1.13 quy định “Công trường phải có sổ nhật ký an toàn lao động và ghi đầy đủ tình hình sự cố, tai nạn, biện pháp khắc phục và xử lý trong quá trình thi công”

Để thuận tiện cho công tác ghi chép, nhập liệu, vì giữa hai loại nhật ký này có những thông tin chung giống nhau cho một công trình, Nhà thầu có thể thỏa thuận với Chủ đầu tư để nhập hai tài liệu này vào làm một quyển và thiết kế, trình bày nội dung đầy đủ các thông tin cần thiết, tối thiểu như tại các quy định trên. Như vậy để đầy đủ cần đặt tên là “Nhật ký Thi công xây dựng và An toàn lao động”

Các Quy định, yêu cầu làm cơ sở cho việc lập Nhật ký Tư vấn (Quản lý dự án, Tư vấn giám sát)

Hiện tại, các quy định hiện hành không có quy định bắt buộc các đơn vị, cá nhân thực hiện hoạt động xây dựng phần việc tư vấn (tư vấn giám sát, quản lý dự án, quản lý xây dựng, quản lý thiết kế) lập nhật ký tư vấn riêng.

Nhật ký tư vấn cần thiết phải lập trong trường hợp: