Bạn quản lý và làm hồ sơ nghiệm thu đã nhanh và tối ưu chưa?

Cách quản lý hồ sơ của mỗi người hầu hết đều có các vấn đề sau đây

Đầu việc nghiệm thu hay bị thiếu

Thường khi làm hồ sơ nghiệm thu thì người làm hồ sơ sợ nhất là bị thiếu đầu việc vì khi thiếu đầu việc là nguy hiểm nhất, nó được coi như không thi công mà vẫn thanh toán. Nếu lỡ bị thanh tra kiểm toán sờ vào thì cái không nghiệm thu mà vẫn thanh toán  là toi đầu tiên, thà nội dung trong biên bản có thể thô sơ, thiếu nhưng công việc đó bắt buộc phải được nghiệm thu với được thanh toán

Thiếu ở đây lý do chủ yếu là trong quá trình làm quá nhiều đầu việc mà mỗi công việc lại có một ngày bắt đầu khác nhau nên cứ xào qua xào lại ngày này qua tháng khác là lẫn lộn hết không biết làm đến đâu hay là cái nào làm rồi cái nào chưa

Thường để tránh trường hợp này thì người làm hồ sơ thường copy nguyên cái đầu mục hợp đồng qua excel để làm list và quản lý cho xuyên suốt

Về sắp xếp các biên bản phù hợp theo trình tự để đóng quyển

Trong quá trình làm hồ sơ nghiệm thu thì 1 công tác có thể có nhiều biên bản và mỗi loại công tác lại có số lượng biên bản là khác nhau nên việc sắp xếp để đóng quyển trở nên rối ren vô cùng, vì nếu đóng lộn xộn thì khi kiểm tra lại sẻ rối như tơ vò

Các biên bản thường không sắp xếp theo kiểu cái nào có trước (trong cùng 1 công tác) thì xếp trước mà được sắp xếp theo cách những cái nào cố định thì xếp trước các biên bản phụ và các nội dung liên quan thì xếp sau ví dụ như biên bản nội bộ, phiếu yêu cầu, biên bản xây dựng, biên bản con và các kết quả thí nghiệm kèm theo

List danh mục nghiệm thu dùng để làm gì và phục vụ cho những ai?

List danh mục chủ yếu dùng cho việc kiểm soát đầu việc nghiệm thu, đầu việc nào thiếu ngày coi như đầu việc đó chưa làm gì, chưa thi công và cũng chưa nghiệm thu

Thường thanh tra kiểm toán sẻ nhìn đầu tiên là cái list nghiệm thu để kiểm tra cho nhanh.

Vậy họ xem cái gì trong list nghiệm thu?

Thanh tra kiểm toán họ sẻ bắt bạn nộp list này, nếu chưa có thì bạn sẻ phải làm bổ sung cho họ vì mục đích của họ là xem ngày tháng có đá nhau không, số lượng biên bản chính và biên bản con có đủ không? Nếu thiếu thì họ cắt khối lượng và giá trị của đầu việc công tác đó, nếu thiếu biên bản con hoặc sai ngày tháng thì họ list lại để ABC …

Thời gian làm list nghiệm thu có lâu không?

Thời gian làm list rất lâu và rất rối vì phải nhặt từng biên bản và xem ngày tháng với kiểm tra các biên bản con để nhập vào.

Thường họ sẻ list đầu việc lên excel rồi chia công tác thủ công sau đó tự kiểm tra các biên bản con xem có thiếu hay không để nhập ngày tháng vào sẻ nhanh hơn và bổ sung sẻ kịp thời hơn

Nếu làm bài bản và chính xác thì thời gian làm list có thể chiếm tới gần 50% thời gian làm hồ sơ nghiệm thu

Những đơn vị nào còn dùng biên bản nghiệm thu nội bộ?

Theo các quy định hiện nay là Nghị định 06/2021/NĐ-CP và trước đây là Nghị định 46/2015/NĐ-CP thì không nói đến việc phải làm biên bản nội bộ nhưng với các tổng thầu thì thường để các nhà thầu con có trách nhiệm thì họ vẫn bắt các nhà thầu phụ phải nghiệm thu trước khi mời nhà thầu chính và giám sát nên vẫn có các biên bản nội bộ này.

Các công tác nào có biên bản phụ như cao độ kích thước hình học?

Mỗi loại biên bản sẻ có số lượng biên bản con khác nhau như với công tác liên quan kết cấu thì biên bản phải có kết quả thí nghiệm kèm theo, các công tác như vận chuyển thì phải có biên bản mô tả cung đường vận chuyển kèm theo. Các công tác có biên bản con (cao độ kích thước hình học) kèm theo như đào, đắp, xây, trát, ốp lát …

Nhật ký thi công có cho đánh máy không hay phải viết tay?

Theo quy định hiện hành của Nghị định 06/2021/NĐ-CP (trước đây 46/2015/NĐ-CP) thì nhật ký được thỏa thuận chứ không bắt buộc đánh máy hay viết tay và cũng không nhắc đến việc dấu giáp lai. Như vậy nhật ký thi công hoàn toàn có thể đánh máy mà không cần viết tay. Trên thực tế hiện nay thanh tra kiểm toán không bắt lỗi đánh máy và viết tay này nữa nên bạn cứ tự tin mà đánh máy.

Nếu thời tiết trong nhật ký thi công mà được cập nhật online thì độ chính xác là tuyệt đối và rất nhanh. Vậy vì sao không  dùng?

Việc viết nhật ký thi công thì khó khăn nhất vẫn là thời tiết vì thường có thể ghi nháp nội dung nhưng cuối tuần hoặc cuối tháng mới nhập lại 1 lần dẫn đến không rõ về thời tiết nắng, mưa. Thậm chí nhập theo ngày thì bạn cũng khó chính xác được nhiệt độ thực tế theo Quốc Gia là bao nhiêu để ghi cho đúng. Trên thực tế bạn có thể lên mạng tra trên trang thời tiết để biết và nhập lại từng này. Ở đây mình giới thiệu đến bạn 1 phần mềm cập nhật tự động hoàn toàn miễn phí chỉ cần bằng nút chọn từ ngày nào đến ngày nào và nhấn cập nhật và xuất ra là chính xác 100%. Phần mềm này có tích hợp sẵn trong phần mềm Nghiệm thu Xây Dựng 360. Phần mềm này nó tự cân đối số lượng nhân công và máy thi công trong ngày phù hợp luôn với các công tác và khối lượng mà bạn đang thực hiện của ngày hôm đó chứ không phải chỉ là cập nhật tự động được mình thời tiết.

Việc kiểm soát thủ công thường khó hơn việc kiểm soát bằng biểu đồ trực quan, việc đó được thể hiện cụ thể qua ví dụ sau:

Việc kiểm soát hồ sơ thì duy nhất chỉ cách là dùng kinh nghiệm để kiểm soát việc này hoặc vẽ 1 biểu đồ theo đúng nội dung đang thực hiện lên thành biểu đồ ngang để kiểm tra theo trục đứng của nó.

Ở đây mình giới thiệu đến bạn 1 công cụ miễn phí hoàn toàn nếu bạn đã có 1 list có sẵn cột ngày bắt đầu và cột ngày kết thúc ở file excel thủ công thì chỉ cần đọc lại vào Phần Mềm Nghiệm Thu Xây Dựng 360 và nhấn xuất là sẻ kiểm tra được mà không cần mất công ngồi vẽ lại để tưởng tượng nữa.

Việc kiểm soát được công tác đó có phải nghiệm thu R28 hay không cũng là vấn đề cần chú ý

Trong quá trình làm hồ sơ thì sợ nhất là các công tác kết cấu mà chưa đủ thời gian theo quy định mà đã nghiệm thu ví dụ công tác bê tông phải đạt 28 ngày mới được nghiệm thu nhưng bạn lại nghiệm thu ngay sau ngày thi công là sai hoàn toàn

Vậy khách phục bằng cách nào?

Bạn chỉ cần sử dụng hàm lọc trên excel để lọc tất cả các công tác liên quan bê tông và vữa để xem mình đã nghiệm thu đúng R28 hay chưa là được.

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm Nghiệm Thu Xây Dựng 360 thì bạn không cần làm gì cả, phần mềm sẻ tự làm mọi thứ cho bạn.

Sử dụng phần mềm nghiệm thu nhật ký 360 có dễ không?

Phần mềm Nghiệm Thu Xây Dựng 360 rất dễ dùng, kể cả với người chưa có kinh nghiệm làm hồ sơ thì bên hỗ trợ phần mềm cũng sẻ hướng dẫn bạn các thao tác đủ để xuất 1 bộ hồ sơ bài bản và đầy đủ. Tất nhiên bạn phải dân xây dựng, kinh tế xây dựng hoặc kế toán xây dựng chứ thư ký văn phòng thì chịu.

Giá bán phần mềm Nghiệm Thu Xây Dựng 360 là bao nhiêu?

Với 1 phần mềm thì giá trị của nó được định giá về việc hỗ trợ khách hàng người dùng và quá trình cập nhật văn bản Nhà Nước luôn luôn mới nhất và lâu dài chứ không phải chỉ mua đứt bán đoạn là xong. Phần mềm có giá là 6.000.000 (sáu triệu) một bộ khóa cứng sử dụng được nhiều máy, cập nhật với hỗ trợ miễn phí, giá bán thực tế mỗi thời điểm có thể khác nhau nhưng thông thường được giảm từ 30% đến 50% so với giá gốc nên chỉ còn khoảng 3 đến 4 triệu, so với việc thuê làm hồ sơ hay là bị thanh tra, kiểm toán cắt thì không ý nghĩa gì.

Phần mềm Nghiệm Thu Xây Dựng 360 hỗ trợ rất nhiều cho người làm hồ sơ hoàn công cũng như làm tiến độ đấu thầu, làm báo cáo tiến độ, làm hồ sơ quyết toán giai đoạn theo đúng mẫu Nhà Nước, viết nhật ký tự động với thời tiết online, làm hồ sơ nghiệm thu hoàn công nhanh và chính xác.

Tác giả/ Người biên soạn: Dương Thắng – 096 636 0702 – 090 336 7479

Liên hệ Zalo/ĐT

• Ms Thúy 0787 64 65 68
• Mr Hòa 0377 101 345
• Mr Thắng 090 336 7479